Cuentas contables y partida doble
Camila abre una tiendita de abarrotes en Cuenca. En la primera semana pone dinero, compra mercadería, fía a un cliente y paga el arriendo. A fin de mes quiere saber cuánto tiene, cuánto debe y si ganó. ¿Cómo anota todo para que las cuentas cuadren y nadie, ni ella ni el SRI, tenga dudas? La contabilidad responde con dos herramientas: las cuentas y la partida doble. Al final de la página volverás a esta pregunta.
Las cuentas y sus seis grupos
Una cuenta contable es un «cajón» donde se anota todo lo que cambia de una misma cosa: la Caja, las Mercaderías, las Ventas, etc. Cada cuenta pertenece a uno de seis grupos, según su función.
Los tres primeros grupos forman el balance general; los tres últimos, el estado de pérdidas y ganancias. Los verás en el apartado siguiente.
Estas son las cuentas más usadas y su grupo:
| Cuenta | Grupo | Por qué |
|---|---|---|
| Caja | Activo | Es el efectivo que el negocio tiene |
| Bancos | Activo | Es dinero en una cuenta del negocio |
| Cuentas por cobrar | Activo | Clientes que le deben al negocio |
| Inventarios / Mercaderías | Activo | Productos para vender |
| Activos fijos (equipos, vehículos) | Activo | Bienes duraderos que se usan varios años |
| Depreciación acumulada | Activo (resta) | Pérdida de valor de los activos fijos por el uso |
| Cuentas por pagar | Pasivo | Deudas con proveedores |
| Préstamos bancarios | Pasivo | Deudas con bancos o cooperativas |
| Capital | Patrimonio | Aporte de los dueños |
| Ventas | Ingreso | Lo que se gana por vender |
| Costo de ventas | Costo | Lo que costó lo que se vendió |
| Arriendo, energía eléctrica, sueldos | Gasto | Cuestan para operar |
Camila abre una pequeña tienda de abarrotes en Cuenca. Clasifica cada una de las siguientes cuentas como activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto: Caja,…
Camila abre una pequeña tienda de abarrotes en Cuenca. Clasifica cada una de las siguientes cuentas como activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto: Caja, Mercaderías, Cuentas por pagar a proveedores, Capital de Camila, Ventas y Gasto de arriendo. Escribe una breve razón para cada clasificación.
Debe y haber
Cada cuenta se dibuja como una T. A la izquierda va el debe y a la derecha el haber. «Debitar» es anotar en el debe; «acreditar», anotar en el haber. Ojo: debe y haber no significan «bueno» o «malo», solo son dos lados.
Explica con tus propias palabras qué significa el principio de la partida doble. Luego indica qué lado de la cuenta (debe o haber) se utiliza para registrar un aumento…
Explica con tus propias palabras qué significa el principio de la partida doble. Luego indica qué lado de la cuenta (debe o haber) se utiliza para registrar un aumento en una cuenta de activo y qué lado para registrar un aumento en una cuenta de ingresos.
La partida doble
Toda transacción afecta al menos a dos cuentas. Si Camila compra mercadería en efectivo, aumenta Mercaderías y disminuye Caja. Nunca cambia una sola cosa.
El asiento contable es el registro de una transacción. Para hacerlo, sigue estos pasos.
Mateo es dueño de un local de encebollados en Manta y realiza esta transacción: «Compró una refrigeradora para el local y la pagó en efectivo». Indica qué dos cuentas…
Mateo es dueño de un local de encebollados en Manta y realiza esta transacción: «Compró una refrigeradora para el local y la pagó en efectivo». Indica qué dos cuentas intervienen, a qué grupo pertenece cada una y si cada una se debita (debe) o se acredita (haber).
Registrar transacciones habituales
Estas son las transacciones más frecuentes en un emprendimiento pequeño.
| Transacción | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Los dueños aportan efectivo | Caja | Capital |
| Compra de mercadería al contado | Inventarios | Caja |
| Compra de mercadería a crédito | Inventarios | Cuentas por pagar |
| Compra de equipo a crédito | Activos fijos | Cuentas por pagar |
| Venta al contado | Caja | Ventas |
| Venta a crédito | Cuentas por cobrar | Ventas |
| Pago de arriendo o luz | Gasto de arriendo / de energía | Caja |
| Pago de una deuda a proveedor | Cuentas por pagar | Caja |
| Préstamo recibido en el banco | Bancos | Préstamos bancarios |
Valentina inicia un emprendimiento de venta de jugos naturales en Ambato. Registra por partida doble, indicando las cuentas, el debe y el haber, las siguientes…
Valentina inicia un emprendimiento de venta de jugos naturales en Ambato. Registra por partida doble, indicando las cuentas, el debe y el haber, las siguientes transacciones:
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Aporta al negocio $\$1{.}000$ en efectivo como capital inicial.
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Compra frutas por $\$150$ y paga en efectivo.
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Compra una licuadora industrial por $\$200$ a crédito a un proveedor.
Santiago tiene un taller de reparación de celulares en Quito. Registra por partida doble estas transacciones y explica en una frase por qué el total del debe es igual al…
Santiago tiene un taller de reparación de celulares en Quito. Registra por partida doble estas transacciones y explica en una frase por qué el total del debe es igual al total del haber en cada una:
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Presta un servicio de reparación y cobra $\$40$ en efectivo.
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Paga $\$120$ en efectivo por el arriendo del local del mes.
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Paga $\$80$ de una deuda que tenía con un proveedor.
Una compañera registró así una transacción de la panadería de su familia en Riobamba: «Debe: Ventas $\$90$; Haber: Caja $\$90$», para anotar que vendieron pan por $\$90…
Una compañera registró así una transacción de la panadería de su familia en Riobamba: «Debe: Ventas $\$90$; Haber: Caja $\$90$», para anotar que vendieron pan por $\$90$ y cobraron en efectivo. Explica por qué el registro está mal, indica cuál es el asiento correcto y señala qué efecto tiene la transacción sobre el activo y sobre los ingresos.
Varias transacciones y saldo de una cuenta
Al registrar muchas transacciones, cada cuenta acumula anotaciones. El saldo se calcula sumando el lado donde aumenta y restando el otro. Para Caja (un activo): saldo = suma del debe − suma del haber.
Cuando se vende mercadería hay dos efectos: se cobra la venta (ingreso) y sale la mercadería del inventario (costo de ventas). Por eso se hacen dos asientos.
Doménica abre una distribuidora de camisetas deportivas en Guayaquil. Durante su primera semana ocurre lo siguiente: 1. Aporta $\$2{.}000…
Doménica abre una distribuidora de camisetas deportivas en Guayaquil. Durante su primera semana ocurre lo siguiente:
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Aporta $\$2{.}000$ en efectivo como capital.
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Compra camisetas por $\$600$: paga $\$250$ en efectivo y el resto queda a crédito con el proveedor.
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Vende camisetas por $\$400$ al contado. El costo de esas camisetas fue de $\$240$.
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Paga $\$60$ en efectivo por el servicio de energía eléctrica.
Registra cada transacción por partida doble, calcula el saldo final de la cuenta Caja y comprueba que el total de lo debitado es igual al total de lo acreditado en todos los asientos.
¿Activo o gasto? Un caso de decisión
Clasificar mal una cuenta cambia la imagen del negocio. Veamos un caso.
Andrés tiene una pequeña empresa de transporte escolar en Loja. Un asesor le propone registrar como gasto la compra de una camioneta nueva por $\$18{.}000…
Andrés tiene una pequeña empresa de transporte escolar en Loja. Un asesor le propone registrar como gasto la compra de una camioneta nueva por $\$18{.}000$, pagada con un préstamo de una cooperativa de ahorro y crédito. Argumenta si esa clasificación es correcta o no. Presenta el asiento que corresponde, explica qué efecto tendría sobre el balance y sobre los resultados del año si se registrara de forma incorrecta como gasto, e indica en qué cuenta se registraría después el pago de la primera cuota de capital de $\$500$.