Cuentas contables y partida doble
Camila quiere abrir un puesto de jugos naturales en Ambato. Pone $\$800$ de sus ahorros y, a la semana, ya compró frutas, vendió algunos vasos y le debe plata a una proveedora. Si no anota nada, ¿cómo sabrá cuánto tiene, cuánto debe y si está ganando? La contabilidad responde esas preguntas con una regla simple: la partida doble. Al final de la página volveremos al puesto de Camila.
Para qué sirve la contabilidad
La contabilidad es el registro ordenado de todo lo que pasa con el dinero y los bienes de un negocio. Sirve para tres cosas:
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Controlar: saber qué tienes, qué debes y si el negocio gana o pierde.
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Decidir: comprar más mercadería, subir precios o pedir un préstamo con datos reales.
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Cumplir con la ley: el SRI exige llevar contabilidad a ciertos contribuyentes, por ejemplo a las compañías y a las personas naturales cuyos ingresos, costos o capital superan los límites que fija la norma tributaria. Los negocios pequeños que no están obligados igualmente deben guardar sus comprobantes de venta y llevar un registro sencillo de ingresos y gastos. Los límites cambian cada año: consúltalos en el SRI.
Una transacción es cualquier hecho que cambia lo que el negocio tiene o debe: comprar, vender, pagar sueldos, recibir un préstamo, aportar capital.
Las cuentas y sus grupos
Una cuenta es la «cajita» donde se anotan los aumentos y disminuciones de un mismo elemento: Caja, Bancos, Mercaderías, etc. Las cuentas se agrupan en seis grupos.
| Grupo | Qué es | Ejemplos |
|---|---|---|
| Activo | Lo que el negocio tiene y le sirve | Caja, Bancos, Cuentas por cobrar, Inventarios o Mercaderías, Activos fijos (Muebles y enseres, Equipos) y Depreciación acumulada (resta del activo fijo) |
| Pasivo | Lo que el negocio debe a otros | Cuentas por pagar, Préstamos bancarios, Préstamo por pagar a una cooperativa |
| Patrimonio | Lo que pertenece a los dueños | Capital |
| Ingresos | Lo que el negocio gana al vender | Ventas, Ventas de servicios |
| Costos | Lo que cuesta producir o comprar lo que se vende | Costo de ventas, Compra de insumos |
| Gastos | Lo que cuesta mantener el negocio funcionando | Arriendo, Sueldos, Luz, Publicidad |
Los activos fijos son bienes duraderos que el negocio usa varios años, como una licuadora o un congelador. Con el uso pierden valor, y esa pérdida se anota en la cuenta Depreciación acumulada, que es de activo pero resta al valor del activo fijo. Por ejemplo, un congelador de $\$600$ con $\$100$ de depreciación acumulada vale en libros $\$500$.
La relación entre los tres primeros grupos es la ecuación contable:
Clasifica cada una de las siguientes cuentas de una tienda de barrio en activo, pasivo o patrimonio: Caja, Mercaderías, Préstamo por pagar a una cooperativa de ahorro y…
Clasifica cada una de las siguientes cuentas de una tienda de barrio en activo, pasivo o patrimonio: Caja, Mercaderías, Préstamo por pagar a una cooperativa de ahorro y crédito, Capital de la propietaria y Muebles y enseres. Escribe al lado de cada cuenta el grupo al que pertenece.
Una peluquería de Cuenca tiene las siguientes cuentas: Ventas de servicios, Arriendo del local, Sueldos, Compra de insumos para el cabello y Costo de ventas. Indica…
Una peluquería de Cuenca tiene las siguientes cuentas: Ventas de servicios, Arriendo del local, Sueldos, Compra de insumos para el cabello y Costo de ventas. Indica cuáles de ellas son cuentas de ingresos y cuáles son cuentas de costos o gastos.
Debe, haber y la partida doble
Cada transacción afecta al menos a dos cuentas. Por eso se registra por partida doble: lo que se anota en el debe (débito) es igual a lo que se anota en el haber (crédito).
Debe y haber no significan «bueno» y «malo»: solo son el lado izquierdo y el derecho de la cuenta. Lo que cambia es si la cuenta aumenta o disminuye según su grupo:
| Grupo | Aumenta con | Disminuye con |
|---|---|---|
| Activo | Debe | Haber |
| Costos y gastos | Debe | Haber |
| Pasivo | Haber | Debe |
| Patrimonio | Haber | Debe |
| Ingresos | Haber | Debe |
¿Por qué funciona? Como $A = P + Pat$, un aumento de activo (debe) debe compensarse con otro aumento de activo (haber, que lo disminuye), o con un aumento de pasivo o patrimonio (haber). Los dos lados siempre quedan iguales.
Explica con tus propias palabras qué significa el principio de la partida doble. Luego indica qué debe cumplirse siempre, al terminar de registrar una transacción, entre…
Explica con tus propias palabras qué significa el principio de la partida doble. Luego indica qué debe cumplirse siempre, al terminar de registrar una transacción, entre el total de los débitos (debe) y el total de los créditos (haber).
Cómo registrar una transacción
El registro cronológico se llama libro diario y cada anotación es un asiento. Para hacerlo, sigue cuatro pasos.
Cuando una compra se paga solo en parte, se usan varias cuentas: el debe total sigue siendo igual al haber total. Si se compran insumos por $\$400$ pagando $\$150$ en efectivo y el resto a crédito, queda Debe Mercaderías $\$400$; Haber Caja $\$150$ y Cuentas por pagar $\$250$.
Camila abre un pequeño negocio de venta de jugos en Ambato. Aporta de su ahorro $\$800…
Camila abre un pequeño negocio de venta de jugos en Ambato. Aporta de su ahorro $\$800$ en efectivo para iniciar. Registra esta transacción por partida doble: indica qué cuenta se debita, qué cuenta se acredita, por qué valor, y explica en una o dos frases por qué cada cuenta aumenta o disminuye.
Un taller de artesanías de Otavalo realiza estas dos transacciones: 1. Compra materiales al contado por $\$150$. 2. Vende artesanías a crédito a un cliente por $\$220$.…
Un taller de artesanías de Otavalo realiza estas dos transacciones:
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Compra materiales al contado por $\$150$.
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Vende artesanías a crédito a un cliente por $\$220$.
Para cada una, escribe el asiento de diario indicando las cuentas que se debitan y las que se acreditan, con sus valores.
Santiago tiene una tienda en Riobamba. Observa el siguiente asiento: Debe, Mercaderías $\$300$; Haber, Cuentas por pagar $\$300$. Describe qué transacción pudo haber…
Santiago tiene una tienda en Riobamba. Observa el siguiente asiento: Debe, Mercaderías $\$300$; Haber, Cuentas por pagar $\$300$. Describe qué transacción pudo haber ocurrido, explica qué grupos de cuentas (activo, pasivo, patrimonio) varían y en qué sentido, y comprueba que el asiento cumple la partida doble.
Pagar una deuda no es un gasto
Una confusión muy común: «si pago una deuda, pierdo dinero, entonces es un gasto». Veamos qué pasa de verdad.
Un compañero afirma: «Si una empresa paga una deuda a un proveedor, pierde dinero, así que esa operación se registra como un gasto». Argumenta si tiene razón o no. Para…
Un compañero afirma: «Si una empresa paga una deuda a un proveedor, pierde dinero, así que esa operación se registra como un gasto». Argumenta si tiene razón o no. Para ello, registra por partida doble el pago de una deuda de $\$500$ en efectivo, indica qué cuentas intervienen y explica cómo cambia la ecuación contable (activo = pasivo + patrimonio) antes y después de la operación.
Varias transacciones seguidas
Cuando hay varias transacciones, se hace un asiento por cada una y luego se miran los saldos de las cuentas.
Valentina maneja un restaurante de encebollados en Manta. Durante una semana ocurren estos hechos: 1. Compra insumos por $\$400$, pagando $\$150$ en efectivo y el resto…
Valentina maneja un restaurante de encebollados en Manta. Durante una semana ocurren estos hechos:
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Compra insumos por $\$400$, pagando $\$150$ en efectivo y el resto a crédito al proveedor.
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Vende encebollados por $\$900$ en efectivo.
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Paga sueldos por $\$250$ en efectivo.
Registra los tres asientos de diario por partida doble. Luego indica cuánto efectivo tiene el restaurante al final de la semana si al inicio tenía $\$500$ en Caja, y cuánto debe al proveedor.