Estructura, organigramas y división del trabajo
Un sábado a la tarde, en el club de barrio, se rompe una canilla del vestuario. El entrenador no sabe a quién avisar, el tesorero dice que él no decide gastos y el presidente ni se enteró. Mientras tanto, el agua se sigue perdiendo. ¿Qué le faltó a ese club? Alguien que supiera quién hace qué, quién decide y a quién hay que avisar. A eso se le llama estructura, y en esta página vas a ver cómo se dibuja, cómo se reparte el trabajo y qué pasa cuando la estructura funciona bien o mal.
El organigrama: el mapa de la organización
Una organización necesita que sus integrantes sepan quién hace qué y de quién depende cada uno. Esa información se puede mostrar en un dibujo: el organigrama.
Un organigrama permite ver a simple vista:
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Niveles jerárquicos: cada «piso» del dibujo. El de arriba tiene más autoridad.
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Líneas de dependencia: quién le responde a quién (se dibujan como líneas que unen los cuadros).
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Áreas o puestos: qué sectores existen en la organización.
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Tramo de control: cuántas personas dependen directamente de un mismo puesto.
En este dibujo hay 3 niveles jerárquicos. Del presidente dependen directamente 2 personas (su tramo de control es 2). Cada coordinador tiene también un tramo de control de 2.
El organigrama que viste es vertical (la autoridad baja de arriba hacia abajo). También hay organigramas horizontales (de izquierda a derecha) y circulares (la autoridad se ubica en el centro y se extiende en anillos).
Explicá qué es un organigrama y para qué sirve en una organización. Mencioná qué información permite ver a simple vista.
Explicá qué es un organigrama y para qué sirve en una organización. Mencioná qué información permite ver a simple vista.
Observá la siguiente descripción de un organigrama: en la cima está el Gerente General; de él dependen el Gerente de Producción, el Gerente Comercial y el Gerente de…
Observá la siguiente descripción de un organigrama: en la cima está el Gerente General; de él dependen el Gerente de Producción, el Gerente Comercial y el Gerente de Administración; de cada gerente dependen dos supervisores. Indicá cuántos niveles jerárquicos tiene, cuántas personas dependen directamente del Gerente General y cuántos supervisores hay en total. Explicá qué tipo de relación hay entre un supervisor y su gerente.
Autoridad, responsabilidad y delegación
En toda organización alguien tiene que poder decidir y alguien tiene que responder por lo que se hace. Son dos ideas distintas.
Pensá en una escuela. La directora tiene autoridad para aprobar un proyecto de feria de ciencias o para organizar los horarios. Y tiene responsabilidad de que la escuela funcione, de que se cumplan las normas y de responder ante la inspección y las familias si algo sale mal.
Lo ideal es que ambas vayan juntas: si a alguien se le exige un resultado, necesita también el poder de decisión para lograrlo.
Delegar
Para que una delegación funcione hay que transferir:
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La tarea concreta (qué hay que hacer).
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La autoridad necesaria (qué puede decidir, qué recursos puede usar).
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Una forma de rendir cuentas (cómo y cuándo informa).
Diferenciá autoridad de responsabilidad. Dá un ejemplo de cada una en una escuela, pensando en el rol de la directora.
Diferenciá autoridad de responsabilidad. Dá un ejemplo de cada una en una escuela, pensando en el rol de la directora.
Micaela es encargada de un local y debe delegar parte de sus tareas en Bautista. Explicá qué significa delegar, qué debe transferirle ella para que pueda cumplir la…
Micaela es encargada de un local y debe delegar parte de sus tareas en Bautista. Explicá qué significa delegar, qué debe transferirle ella para que pueda cumplir la tarea y qué cosa no puede delegar totalmente según el principio de responsabilidad.
Centralización y descentralización
Otra pregunta clave de la estructura: ¿quién toma las decisiones?
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En una organización centralizada, las decisiones importantes (y muchas pequeñas) se concentran en la cima, en una persona o un grupo reducido.
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En una organización descentralizada, la autoridad para decidir se reparte entre distintos niveles y áreas.
| Centralización | Descentralización | |
|---|---|---|
| Decisiones | En la cima | Repartidas por niveles |
| Ventaja | Unidad de criterio, control | Rapidez, iniciativa, motivación |
| Riesgo | Demoras, saturación del jefe | Decisiones desparejas, pérdida de control |
No hay una opción «correcta» para siempre. Un almacén chico con dos empleados puede funcionar muy bien centralizado; una cadena de supermercados con muchas sucursales difícilmente pueda decidir todo desde una sola oficina.
En una empresa de transporte, todas las decisiones, incluso las más pequeñas, deben ser aprobadas por el dueño. Los empleados se quejan de demoras y falta de iniciativa.…
En una empresa de transporte, todas las decisiones, incluso las más pequeñas, deben ser aprobadas por el dueño. Los empleados se quejan de demoras y falta de iniciativa. Analizá el caso: identificá si la organización es centralizada o descentralizada, explicá qué problemas genera y proponé una forma de descentralizar algunas decisiones, indicando qué riesgos habría que controlar.
División del trabajo y departamentalización
Cuando una organización crece, una sola persona no puede hacer todo. Entonces aparece la división del trabajo: se reparten las tareas en puestos y cada persona se especializa. Esto permite hacer más y mejor, pero obliga a coordinar para que las partes se junten.
Después hay que agrupar los puestos en áreas. Eso es la departamentalización.
Los criterios más usados:
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Por función: compras, ventas, finanzas, producción, recursos humanos.
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Por zona geográfica: Norte, Centro, Sur.
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Por producto: una línea para lácteos, otra para limpieza.
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Por cliente: minoristas, mayoristas.
Las áreas funcionales básicas de una empresa son: producción, comercialización, finanzas y administración / recursos humanos.
| Criterio | Ventaja | Dificultad |
|---|---|---|
| Función | Especialización, se aprovechan mejor los saberes | Cuesta coordinar las áreas entre sí |
| Zona geográfica | Se conoce mejor cada mercado local | Se pueden duplicar tareas en cada zona |
Una cadena de supermercados organiza sus áreas por función (compras, ventas, finanzas) y otra por zona geográfica (Norte, Centro, Sur). Explicá qué criterios de…
Una cadena de supermercados organiza sus áreas por función (compras, ventas, finanzas) y otra por zona geográfica (Norte, Centro, Sur). Explicá qué criterios de departamentalización usa cada una y mencioná una ventaja de cada criterio.
Tipos de estructura
Según cómo se organiza la autoridad, se distinguen tres tipos de estructura clásicos.
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Lineal: cada persona depende de un solo jefe y la autoridad baja en línea recta. Es simple y clara, típica de organizaciones chicas (una panadería familiar).
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Funcional: cada área especializada puede dar indicaciones sobre su especialidad a todos los puestos. Aprovecha el saber de cada especialista, pero cada persona puede recibir órdenes de varios.
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Matricial: combina áreas funcionales con equipos de proyecto. Una persona depende a la vez de su área y del coordinador del proyecto (por ejemplo, una constructora que arma un equipo por obra).
Principios de la organización
Para que una estructura funcione, se suelen seguir algunos principios básicos. No son leyes: son criterios que ayudan a evitar el desorden.
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Unidad de mando: cada persona recibe órdenes de un solo jefe. Así no se contradicen las indicaciones.
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Especialización: cada puesto tiene tareas claras y definidas, y se ocupa quien mejor las conoce.
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Tramo de control razonable: un jefe no puede supervisar bien a demasiadas personas a la vez. Si son muchas, se pierde el seguimiento.
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Jerarquía o cadena de mando: la autoridad baja por niveles, de manera que se sepa a quién recurrir.
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Autoridad acorde a la responsabilidad: a quien se le exige un resultado hay que darle poder para decidir.
Redes de comunicación
La estructura también es un camino por donde circula la información. A esos caminos se los llama redes de comunicación.
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Comunicación formal: sigue las líneas del organigrama (cadena de mando). Puede ser descendente (de jefes a subordinados: órdenes, avisos) o ascendente (informes, pedidos, reclamos).
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Comunicación informal: circula por los vínculos personales, sin pasar por los canales oficiales (el pasillo, el grupo de WhatsApp).
Si la información no llega, o llega tarde o deformada, aparecen errores, demoras, rumores y malestar. Por eso conviene que los canales sean conocidos y que haya una vía para que la información también suba.
Explicá qué es un organigrama y para qué sirve en una organización. Mencioná qué información permite ver a simple vista.
Explicá qué es un organigrama y para qué sirve en una organización. Mencioná qué información permite ver a simple vista.
Organización formal e informal
Además de lo que dice el organigrama, en toda organización hay otra red de relaciones que nace de la convivencia.
En una oficina, la organización formal indica que las consultas se hacen al jefe de área. La informal es que, a la hora del café, todos le preguntan a la compañera que hace años que trabaja ahí.
La organización informal no es mala ni buena por sí misma:
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Ventajas: acelera la comunicación, ayuda a resolver problemas, mejora el clima y la pertenencia.
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Riesgos: circulan rumores, se forman grupos que resisten los cambios, se esquivan los canales oficiales o se genera dependencia de una sola persona.
Definí qué es la organización formal y qué es la organización informal. Dá un ejemplo de cada una dentro de una oficina.
Definí qué es la organización formal y qué es la organización informal. Dá un ejemplo de cada una dentro de una oficina.
En una oficina contable, el organigrama formal muestra que las consultas deben pasar siempre por el jefe de área. Sin embargo, los empleados suelen resolver dudas…
En una oficina contable, el organigrama formal muestra que las consultas deben pasar siempre por el jefe de área. Sin embargo, los empleados suelen resolver dudas hablando con Julieta, una compañera con mucha experiencia a quien todos respetan. Analizá la relación entre la organización formal y la informal en este caso, explicá qué ventajas y qué riesgos tiene la situación y qué podría hacer la dirección para aprovecharla.
Volvamos al club del principio: lo que le faltó era una estructura clara. Con un organigrama, alguien con autoridad definida para pequeños arreglos y un canal de aviso conocido, la canilla se arreglaba en un rato.