Plan de cuentas y regla de registración

El sistema contable y el plan de cuentas

El sistema contable es el conjunto de elementos (documentos, libros, cuentas, reglas y personas) que recoge los hechos económicos de una empresa, los registra y los transforma en información útil. Esa información sale en los estados financieros.

Para no anotar todo en una lista desordenada, la empresa agrupa los hechos por tema. Cada tema es una cuenta: Caja, Mercaderías, Ventas, Sueldos, etc.

El plan de cuentas sirve para que:

• todas las personas de la empresa registren igual los mismos hechos;

• la información se pueda comparar entre períodos;

• los estados financieros se armen rápido y sin errores.

Cada empresa diseña el plan según su actividad. Una ferretería tendrá la cuenta Mercaderías y un tambo tendrá una cuenta de Animales. Pero las clases de cuentas son siempre las mismas, como vas a ver en la sección siguiente.

Los registros se llevan en libros de comercio. Los principales son el Diario, donde se anota cada hecho en orden cronológico, y el Mayor, donde se agrupa por cuenta. Las normas contables vigentes en Uruguay son el Decreto 408/16 y las NIIF para PYMES (Normas Internacionales de Información Financiera para pequeñas y medianas empresas). Por ahora basta con que conozcas sus nombres.

Clasificación de las cuentas

Las cuentas se agrupan en cinco clases.

Las tres primeras clases son cuentas patrimoniales, porque forman la ecuación contable: Activo = Pasivo + Patrimonio neto. Ingresos y Gastos son cuentas de resultado, porque su diferencia es la ganancia o la pérdida del ejercicio.

Mirá cómo se relacionan con un ejemplo. Supongamos que Don Bruno tiene en su almacén $\$85.000$ y $\$15.000$ en activos corrientes y no corrientes, y debe $\$30.000$ a proveedores:

El resto (lo que queda del Activo después de pagar las deudas) es el Patrimonio neto: $\$70.000$.

La regla de registración

Cada hecho económico afecta al menos a dos cuentas. Si Valentina compra mercadería y la paga en efectivo, aumentan las Mercaderías y disminuye la Caja. Esto se llama partida doble: todo hecho se registra con un débito y un crédito por el mismo importe.

• Debitar una cuenta es anotarla en el Debe (lado izquierdo).

• Acreditar una cuenta es anotarla en el Haber (lado derecho).

El total del Debe es siempre igual al total del Haber. Así se detectan errores.

La regla de registración dice de qué lado va cada cambio:

¿Por qué es así? La ecuación contable es Activo = Pasivo + Patrimonio. Los Activos están a la izquierda y las fuentes (Pasivo y Patrimonio) a la derecha. Las cuentas se anotan del mismo lado que aparecen en la ecuación. Los Gastos disminuyen el Patrimonio, pero al aumentar «consumen» recursos del lado del Activo, por eso se tratan como el Activo. Los Ingresos aumentan el Patrimonio, así que se tratan como el Patrimonio.

El Diario: registrar los hechos

El Diario es el libro donde se anotan los hechos en orden cronológico. Cada anotación se llama asiento y tiene:

• el número de asiento y la fecha;

• las cuentas debitadas (primero) y las acreditadas (después, más a la derecha);

• los importes en el Debe y en el Haber;

• una leyenda, que es una breve explicación del hecho.

Ejemplo, con importes en pesos. Don Bruno inicia su actividad con un aporte de 100.000 en efectivo y después compra mercadería por 30.000 a crédito y vende mercadería por 20.000 al contado:

En los tres asientos, el total del Debe es igual al total del Haber.

Cuando un asiento tiene más de dos cuentas se llama compuesto. Siempre se cumple que la suma de los débitos es igual a la suma de los créditos.

El Mayor y los saldos

En el Diario los hechos están en orden de fecha, pero la Caja aparece mezclada con todo lo demás. Para saber cuánto hay en Caja hay que juntar todos los movimientos de esa cuenta. Eso hace el Mayor: tiene una página por cuenta, con una columna para el Debe y otra para el Haber (se la dibuja como una T).

Pasar los asientos del Diario al Mayor se llama mayorizar: cada importe va a la cuenta que le corresponde y del mismo lado (Debe o Haber) en que estaba en el Diario.

Con los tres asientos de Don Bruno, la cuenta Caja queda así. El asiento 1 es un débito de 100.000 y el asiento 3 un débito de 20.000. Además, supongamos que el 12/03 pagó sueldos por 5.000 y el 15/03 pagó 30.000 a un proveedor:

El saldo es la diferencia entre ambos lados: $120.000 - 35.000 = 85.000$. Como el Debe es mayor, el saldo es deudor.

El saldo de Caja es lo que realmente hay en efectivo: 85.000 pesos. El saldo de una cuenta de Pasivo como Proveedores es lo que todavía se debe. Si el saldo de una cuenta no tiene el signo esperado (por ejemplo, Caja con saldo acreedor), hay un error, porque no se puede gastar más efectivo del que hay.

Una verificación muy útil: la suma de todos los saldos deudores del Mayor debe ser igual a la suma de todos los saldos acreedores.

Además del Mayor existen los auxiliares: registros que detallan una cuenta del Mayor por persona o por elemento. Por ejemplo, la cuenta Deudores por ventas del Mayor muestra el total que le deben a la empresa, y el auxiliar de deudores tiene una ficha por cada cliente con lo que cada uno debe. La suma de los saldos de todas las fichas del auxiliar tiene que ser igual al saldo de la cuenta Deudores por ventas en el Mayor. Lo mismo pasa con Proveedores, con una ficha por cada proveedor.

Detectar errores de registración

Un error muy común es invertir el sentido de un asiento. El Debe y el Haber seguirán cuadrando, así que la partida doble no lo detecta, pero los estados financieros quedan falseados.

Volvé al principio: Valentina puede llevar el control de su kiosco anotando cada hecho con partida doble. Los aportes, las compras y las ventas van al Diario con sus cuentas, y el Mayor le dice en cualquier momento cuánto tiene en Caja y cuánto debe.

Resumen