Documentos, hojas de cálculo y presentaciones

Tres herramientas, tres tareas distintas

Cuando dude, pregúntese qué necesita de verdad: texto corrido y largo, procesador de textos; datos y cuentas, hoja de cálculo; mostrar algo visualmente, presentaciones.

¿Con qué suite trabajo?

Las tres herramientas vienen juntas en una suite ofimática. Hay tres caminos:

¿Por qué importa? Es el tema de la dependencia tecnológica: un colegio que paga licencias o guarda todo en la plataforma de una sola empresa depende de ella. El software libre (código abierto) se puede copiar, instalar y usar sin cobro, aun en un colegio con pocos recursos; el de código cerrado pertenece a una empresa.

La ventana del procesador y el formato de página

La ventana de un procesador de textos se divide en cuatro zonas:

El corrector ortográfico

El corrector subraya (en rojo, normalmente) las palabras que no están en su diccionario. Algunos también marcan errores de gramática sencillos. No entiende el significado de la frase.

Estilos, índice y plantillas

Un estilo es un conjunto guardado de formato (tipo de letra, tamaño, color, espacio) con un nombre: «Título 1», «Título 2», «Cuerpo de texto». Aplicarlo no solo cambia el aspecto: le dice al procesador qué función tiene ese texto.

¿Por qué? Como el procesador sabe qué texto es título, puede recopilarlos en el índice automático y actualizar los números de página. Y si cambia el estilo una sola vez, cambian todos los títulos del documento.

Para que el índice se pueda generar, el documento debe tener sus títulos con estilos de título (Título 1, Título 2…), no con letra grande «a mano». Cuando el trabajo crece y cambian las páginas, se hace clic derecho sobre el índice y se elige Actualizar (en LibreOffice, «Actualizar índice»). La portada se hace en una página aparte, antes del índice.

Plantillas

Una plantilla es un documento modelo ya preparado. Cada archivo nuevo que crea a partir de ella hereda su formato. Si su colegio tiene una plantilla oficial, usarla garantiza que todos los trabajos se vean uniformes y cumplan las normas sin tener que ajustarlas a mano. Al crear la suya, defina:

• los tipos de letra (por ejemplo, uno para títulos y otro para el cuerpo);

• los estilos de título y de texto, con sus tamaños e interlineado;

• la portada (nombre del colegio, materia, nombre del estudiante);

• los márgenes y la numeración de páginas.

Imágenes y tablas dentro del documento

Al insertar una foto, el procesador la trata como un objeto con un ajuste:

• En línea con el texto: la imagen se comporta como una letra enorme; ocupa su propio renglón y no mueve el resto.

• Con el texto rodeándola: el texto se acomoda alrededor de la imagen, que puede colocar junto al párrafo que ilustra.

Para ilustrar un párrafo concreto sin romper la maquetación, conviene «en línea» si va sola entre párrafos, o «texto alrededor» si va al lado del párrafo que explica. Sin ajuste, la foto empuja todo el texto y lo desordena.

Tablas

Para datos en filas y columnas (un horario, una lista de materiales), use una tabla y no tabulaciones. Con tabuladores, en cuanto una palabra es más larga que las demás, todo se descoloca. La tabla se reajusta sola, admite bordes, color y celdas combinadas.

Para el horario de la clase: Insertar › Tabla › 3 columnas (por ejemplo, Hora, Materia, Salón) y tantas filas como horas; escriba en cada celda y dé formato a la fila de encabezados.

La hoja de cálculo: fórmulas que trabajan solas

Si cambia un dato, todas las fórmulas que dependen de él se recalculan solas. Por eso la hoja es tan útil para cuentas que pueden variar.

Referencias absolutas

A veces un dato debe quedarse fijo al copiar (un porcentaje, un precio único). Se fija con el signo de dólar: $F$1 siempre apunta a F1. Es la referencia absoluta. Con F1 sin signos, la referencia se desplazaría.

Funciones, ordenar y filtrar

Una función es una fórmula ya preparada. En español se escriben así. Según la configuración del programa, los argumentos se separan con , o con ; (aquí usamos ejemplos de un solo rango):

¿Por qué? Estas funciones resumen cada conjunto de datos con pocos números: el promedio, el mayor y el menor (con ellos se obtiene el rango: =MAX(B2:B6)-MIN(B2:B6)).

Notas de cinco tareas (de 1 a 5): 3, 4, 4, 5, 2. Pruebe cambiando los datos:

Aquí el promedio es $18/5 = 3.6$, el mayor es $5$, el menor es $2$ y el rango es $5-2=3$.

Ordenar y filtrar sin romper los datos

Imagine una planilla con A (Nombre), B (Apellidos), C (Grado) y D (Nota final). Cada fila es un registro: sus cuatro datos van juntos.

Presupuesto comprobable y gráficos

Una buena hoja de presupuesto tiene la estructura: A: concepto, B: cantidad, C: precio unitario, D: importe. Escriba cantidades y precios como números; la moneda se aplica con el formato de celda, no tecleándola.

Presupuesto de la salida de fin de año

Para 28 estudiantes: bus $\text{L}\,8{,}400$ en total; entradas $\text{L}\,200$ por estudiante; comida $\text{L}\,150$ por estudiante (cifras de ejemplo).

Resultados: $\text{L}\,8{,}400$, $\text{L}\,5{,}600$ y $\text{L}\,4{,}200$; total general $\text{L}\,18{,}200$; por persona $\text{L}\,650$. Mejor aún: guarde el 28 en una celda (por ejemplo B7) y escriba =D5/B7, así, si cambia el grupo, se recalcula solo.

Qué gráfico usar

Para el presupuesto, el reparto del gasto entre bus, entradas y comida se presenta con una gráfica circular, con título y etiquetas de porcentaje. Un gráfico de la hoja se actualiza solo cuando cambian los datos.

Presentaciones que comunican

Una diapositiva debe apoyar lo que usted dice, no sustituirlo. Si la llena con un párrafo y lo lee en voz alta, el público deja de escucharlo para leer la pantalla.

Una diapositiva sobre la fotosíntesis podría decir solo: «Fotosíntesis: luz + CO₂ + agua → alimento + oxígeno», con un dibujo de una hoja. El resto lo cuenta usted.

Notas del orador

Son un espacio que solo ve quien expone. Ahí escribe lo que quiere decir (datos, ejemplos, la secuencia de ideas, una cifra difícil de recordar), no el discurso palabra por palabra. Con ellas puede mantener las diapositivas limpias y no leerlas.

¿Cuántas diapositivas?

Una presentación de 40 diapositivas cargadas de texto y con todas las animaciones pierde al público: no se distingue la idea principal. Una de 10 sobrias, con una idea por diapositiva, comunica mejor. Una norma propia razonable es contar una diapositiva por minuto de exposición como máximo y que cada una se entienda en cinco segundos.

Presentaciones accesibles

Una diapositiva debe poder leerla quien ve mal o está al fondo del aula. Tres criterios básicos:

• Contraste: texto oscuro sobre fondo claro (o al revés). El gris claro sobre blanco casi no se lee.

• Tamaño: letra grande (como referencia, 24 puntos o más para el texto).

• Imágenes con función: que no tapen el texto; las decorativas, discretas, y las informativas, con texto alternativo.

Mejoras para la diapositiva del problema: (1) cambiar a texto oscuro sobre fondo claro, para que se lea de lejos; (2) subir el tamaño de letra; (3) mover o quitar la foto para que no tape el título y ponerle texto alternativo si aporta información. Así llega el mensaje a todos, no solo a quien está en primera fila.

Compartir, formatos y trabajo en equipo

¿Por qué? El PDF fija la posición de cada elemento e incrusta las tipografías, así que se ve igual en cualquier dispositivo. Los docentes lo prefieren porque (1) el diseño no se descompone al abrirlo en otra computadora o celular y (2) evita cambios accidentales o de última hora en lo entregado.

Formatos abiertos y propietarios

Un formato abierto tiene su especificación pública, y cualquier programa puede implementarlo (por ejemplo, OpenDocument: .odt, .ods, .odp; también PDF y CSV). Un formato propietario pertenece a una empresa y está pensado para sus programas (muchos formatos de las suites de pago).

Cuando aparece «formato no compatible», es porque el programa que abre no entiende ese formato o su versión. Dos soluciones: (1) pedir el archivo en PDF o en un formato abierto; (2) instalar una suite libre que abra y guarde varios formatos (o abrirlo en una suite en la nube). Con formatos complejos puede cambiar la maquetación, así que conviene revisar el resultado.

Flujo de trabajo en equipo

Un orden razonable: (1) cada persona termina su parte en su herramienta; (2) la de los cálculos exporta gráficos como imagen y, si hace falta, la tabla como imagen o copia sus valores; (3) la del texto exporta lo que vaya a mostrar (títulos, frases clave) o lo copia; (4) quien maqueta la presentación reúne todo y (5) se genera el PDF final, y se conserva una copia editable de cada parte. Problemas típicos: formato que cambia al pegar, tipografías ausentes en otra computadora, gráficos que dejan de estar enlazados a los datos, versiones distintas del mismo archivo y nombres de archivo confusos.

Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia manda cartas personalizadas a mucha gente: una carta base con campos y una tabla con los datos. Para 120 citaciones a una reunión de padres de familia, la planilla debe tener una columna por dato y una fila por persona (es un tema de ampliación):

Si todo está mezclado en una sola columna («Nombre del estudiante, Grado, Fecha y Hora»), el procesador no puede separar los datos: no sabe dónde empieza y dónde acaba cada uno y no puede insertar solo el nombre o solo la hora.

Carta base (los campos entre corchetes):

«Estimados padres de familia de [Nombre del estudiante], del grado [Grado]: los citamos a la reunión de padres de familia el [Fecha] a las [Hora]. Agradecemos su asistencia.»

Los campos se insertan en el lugar exacto donde irá cada dato (en LibreOffice Writer, con Insertar › Campo › Más campos, o con el asistente de Herramientas › Asistente para combinar correspondencia). Al combinar, se genera una carta por cada fila.

Vuelva al principio: si el trabajo consiste en redactar explicaciones largas, elija el procesador de textos; si incluye cuentas que pueden cambiar, la hoja de cálculo; y si debe defenderlo frente al grupo, una presentación sobria de apoyo. Para entregar, un PDF.

Resumen