Elaboración de planillas y tablas en la hoja de cálculo
Marvin atiende una pulpería y anota en un cuaderno lo que vende cada día. Cuando quiere saber cuánto vendió en la semana, tiene que sumar a mano, y a veces se equivoca. ¿Cómo debe organizar esos datos en la computadora para que la hoja de cálculo haga las cuentas por él? Todo empieza con una buena planilla. Al final de la página volveremos a su caso.
La hoja de cálculo y sus celdas
Una hoja de cálculo es un programa para guardar datos en forma de tabla y hacer cálculos con ellos. Los más usados son Microsoft Excel y Google Sheets (en línea, dentro de Drive). Se parecen mucho: casi todo lo que se explica aquí sirve para ambos.
La hoja es una cuadrícula. Las columnas van de arriba a abajo y se nombran con letras (A, B, C…). Las filas van de izquierda a derecha y se numeran (1, 2, 3…). Cada cuadro donde se cruzan una fila y una columna es una celda.
Cuando usted hace clic en una celda, su nombre aparece en el cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas. Ahí también se ve lo que contiene la celda.
La cinta de opciones (la franja de botones de arriba) agrupa las herramientas en fichas. Las que más va a usar son Inicio (formato de letra, alineación, formato de número), Insertar (gráficos, imágenes) y Datos (ordenar y filtrar).
En una hoja de cálculo, cada cuadro donde se cruzan una fila y una columna se llama celda y tiene un nombre formado por letra y número, como B4. Explique qué indican la…
En una hoja de cálculo, cada cuadro donde se cruzan una fila y una columna se llama celda y tiene un nombre formado por letra y número, como B4. Explique qué indican la letra y el número en el nombre de una celda, y diga cuál sería el nombre de la celda que está en la columna D, fila 7.
Rangos de celdas
Muchas veces no trabajamos con una sola celda, sino con un grupo. Un rango es un conjunto de celdas contiguas (pegadas) que se escribe con la primera y la última separadas por dos puntos.
Para contar las celdas de un rango, multiplique el número de columnas por el número de filas.
Un rango de celdas es un conjunto de celdas contiguas que se escribe con la primera y la última separadas por dos puntos, por ejemplo, B2:B6. Escriba el rango que abarca…
Un rango de celdas es un conjunto de celdas contiguas que se escribe con la primera y la última separadas por dos puntos, por ejemplo, B2:B6. Escriba el rango que abarca desde la celda C3 hasta la celda C10 y diga cuántas celdas contiene.
Karla preparó una planilla con los nombres de sus compañeros en la columna A, las notas de tres parciales en las columnas B, C y D, y los datos desde la fila 2 hasta la…
Karla preparó una planilla con los nombres de sus compañeros en la columna A, las notas de tres parciales en las columnas B, C y D, y los datos desde la fila 2 hasta la fila 31, pues la fila 1 contiene los encabezados. Escriba el rango que contiene solo las notas (sin nombres ni encabezados) y calcule cuántas celdas tiene. Explique también qué cambio de formato haría en la fila 1 para que los encabezados se distingan de los datos.
Cómo organizar una planilla
Una planilla (o tabla de datos) es una zona de la hoja donde los datos se ordenan para poder usarlos después. Para que la hoja de cálculo pueda sumar, ordenar, filtrar y graficar, se siguen unas reglas sencillas:
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Cada columna es una característica (nombre, nota, precio…) y lleva un encabezado en la primera fila.
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Cada fila es un registro: un estudiante, un producto, un mes.
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Un dato por celda. Nunca varios datos juntos en una misma celda.
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Sin filas ni columnas vacías en medio de la tabla.
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Un título arriba (por ejemplo en A1) y la tabla debajo.
Dania quiere hacer una planilla con los nombres de sus compañeros de clase y sus notas del primer parcial. Indique qué datos colocaría en las columnas y qué datos en las…
Dania quiere hacer una planilla con los nombres de sus compañeros de clase y sus notas del primer parcial. Indique qué datos colocaría en las columnas y qué datos en las filas, y escriba un posible encabezado para cada columna de la planilla.
Observe estas dos formas de organizar el registro de gastos mensuales de una familia. En la forma 1, cada gasto (luz, agua, internet, comida) ocupa una columna y cada…
Observe estas dos formas de organizar el registro de gastos mensuales de una familia. En la forma 1, cada gasto (luz, agua, internet, comida) ocupa una columna y cada mes una fila. En la forma 2, todos los gastos se escriben en una sola celda por mes, separados por comas. Compare ambas formas y argumente cuál es más adecuada para una hoja de cálculo. Considere la facilidad para ordenar, sumar, filtrar y graficar los datos.
Tipos de dato y formato de celda
Una celda puede contener texto (nombres, descripciones), números (cantidades, notas) o moneda (precios en lempiras). El formato de celda le dice a la hoja cómo mostrar y tratar ese dato. Se aplica en la ficha Inicio, en el grupo Número.
| Tipo de dato | Ejemplo | Formato | Cómo se ve |
|---|---|---|---|
| Texto | Frijoles | General o texto | Frijoles |
| Número | 24 (unidades) | Número | 24 |
| Moneda | 35 | Moneda (L, lempira) | L 35.00 |
| Porcentaje | 0.15 | Porcentaje | 15 % |
El formato cambia cómo se ve el dato, no su valor. Un precio de 35 con formato de moneda se ve «L 35.00», pero sigue siendo el número 35 y se puede sumar.
Además del formato de número, hay formato para que la planilla se lea mejor:
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Negrita y color de relleno en los encabezados, para distinguirlos de los datos.
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Bordes, para ver las divisiones de la tabla.
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Alineación: el texto a la izquierda y los números a la derecha o centrados.
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Ancho de columna, para que se vea todo el contenido.
Marvin atiende una pulpería y quiere llevar en Google Sheets el inventario de sus productos: frijoles, arroz, aceite y gaseosas. Proponga las columnas que tendría su…
Marvin atiende una pulpería y quiere llevar en Google Sheets el inventario de sus productos: frijoles, arroz, aceite y gaseosas. Proponga las columnas que tendría su tabla (al menos cuatro, con su encabezado) y explique para qué sirve cada una. Indique además qué formato de celda (texto, número o moneda en lempiras) aplicaría a cada columna.
Presentar bien la planilla
Una planilla puede tener buenos datos y verse desordenada. Algunas herramientas de formato ayudan a que se lea con claridad.
Suponga que el título del informe está en A1, pero la tabla es ancha y el título queda cortado. Hay varias soluciones:
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Ajustar texto: el texto se parte en varias líneas dentro de la misma celda, y la fila se hace más alta. El título sigue en A1, pero ocupa más alto que ancho.
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Combinar celdas: se unen varias celdas (por ejemplo, A1:D1) en una sola grande, y el título se centra sobre toda la tabla. Está en Inicio, botón «Combinar y centrar».
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Cambiar el ancho de columna: se arrastra el borde de la columna o se hace doble clic en él para que se ajuste al contenido. Afecta toda la columna, no solo una celda.
Una compañera le entrega una tabla en la que el título del informe está escrito en la celda A1, pero la tabla es muy ancha y el título queda cortado. Describa dos…
Una compañera le entrega una tabla en la que el título del informe está escrito en la celda A1, pero la tabla es muy ancha y el título queda cortado. Describa dos herramientas de formato (por ejemplo, combinar celdas, ajustar texto o cambiar el ancho de columna) que se podrían usar para solucionarlo y explique en qué se diferencian.
Diseñar una planilla completa
Ahora juntamos todo. Antes de escribir datos, piense el diseño: qué se quiere saber, qué columnas hacen falta y dónde irán los totales.
Esta organización facilita todo lo demás: cada dato está en su lugar, los rangos son claros (por ejemplo, B3:F3 son las ventas de un estudiante) y la tabla se puede graficar sin reorganizarla.
El colegio de Josué organiza la venta de baleadas en la Feria Juniana. Debe diseñar una planilla para registrar las ventas de cuatro estudiantes durante cinco días, con…
El colegio de Josué organiza la venta de baleadas en la Feria Juniana. Debe diseñar una planilla para registrar las ventas de cuatro estudiantes durante cinco días, con el precio de cada baleada y el total vendido por persona. Diseñe la estructura completa: indique el título, los encabezados de filas y columnas, el rango donde irían los datos, dónde colocaría los totales y qué formatos aplicaría. Justifique por qué esa organización facilita después los cálculos y la lectura.
Resumen
Vuelva al principio: Marvin debe crear una columna para cada dato (producto, cantidad, precio, total), una fila por producto y el formato adecuado en cada columna. Con esa planilla, la hoja podrá hacer las cuentas por él.