Documentos, hojas de cálculo y presentaciones
Su docente de Formación Tecnológica pide: «Entreguen el proyecto de la gira al volcán Poás». Detrás de esa frase hay siempre una elección: ¿lo escribo, lo calculo o lo presento? Cada tarea pide su herramienta. Usarla bien marca la diferencia entre un trabajo que cuesta media hora y uno que cuesta tres.
En este apartado usaremos como referencia una suite libre (procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones), que es software libre. Todo lo que verá funciona igual, con otros nombres de menú, en las suites de pago y en las suites en la nube.
Tres herramientas, tres tareas distintas
Cuando dude, pregúntese qué necesita de verdad: texto corrido y largo, procesador de textos; datos y cuentas, hoja de cálculo; mostrar algo visualmente, presentaciones.
¿Con qué suite trabajo?
Las tres herramientas vienen juntas en una suite ofimática. Hay tres caminos:
| Suite de pago instalada | Suite libre instalada (LibreOffice) | Suite en la nube | |
|---|---|---|---|
| Costo | Licencia por computadora o suscripción | Sin costo de licencia | Suele haber versión gratuita limitada y planes de pago |
| Actualizaciones | Según la licencia | Gratuitas, las instala usted | Automáticas, no decides cuándo |
| Trabajo en equipo | Limitado o vía nube del fabricante | Se comparte por archivo; en equipo, con herramientas externas | Varias personas editan a la vez |
| Internet | No la necesita para trabajar | No la necesita para trabajar | Imprescindible (o con funciones sin conexión limitadas) |
¿Por qué importa? Es el tema de la dependencia tecnológica: un colegio que paga licencias o guarda todo en la plataforma de una sola empresa depende de ella. El software libre se puede copiar, instalar y usar sin cobro, aun en un colegio con pocos recursos.
Asocie cada tarea con la herramienta ofimática más adecuada (procesador de textos, hoja de cálculo o programa de presentaciones) y justifique su elección: (a) redactar…
Asocie cada tarea con la herramienta ofimática más adecuada (procesador de textos, hoja de cálculo o programa de presentaciones) y justifique su elección: (a) redactar una carta formal a la municipalidad, (b) llevar las cuentas de los gastos de la gira, (c) exponer el proyecto de ciencias delante de la clase y (d) elaborar un afiche con fotos y textos cortos para el pasillo.
El colegio duda entre instalar una suite ofimática de pago en cada computadora, usar una suite libre instalada o trabajar con una suite en la nube. Compare las tres…
El colegio duda entre instalar una suite ofimática de pago en cada computadora, usar una suite libre instalada o trabajar con una suite en la nube. Compare las tres opciones (costo, actualizaciones, trabajo en grupo, dependencia de internet) y recomiende una para el aula de tecnología, justificando su elección.
La ventana del procesador y el formato de página
La ventana de un procesador de textos se divide en cuatro zonas:
El corrector ortográfico
El corrector subraya (en rojo, normalmente) las palabras que no están en su diccionario. Algunos también marcan errores de gramática sencillos. No entiende el significado de la frase.
La ventana de un procesador de textos tiene varias zonas: la cinta de opciones con los botones, las reglas, el área de escritura y la barra de estado inferior. Explique…
La ventana de un procesador de textos tiene varias zonas: la cinta de opciones con los botones, las reglas, el área de escritura y la barra de estado inferior. Explique qué muestra o qué permite hacer cada una de esas cuatro zonas.
El profesor pide entregar el trabajo con márgenes de $2,5\ \text{cm}$, interlineado de $1,5$ y texto justificado. Explique qué es cada uno de esos tres ajustes y dónde…
El profesor pide entregar el trabajo con márgenes de $2,5\ \text{cm}$, interlineado de $1,5$ y texto justificado. Explique qué es cada uno de esos tres ajustes y dónde se cambian en el procesador de textos.
El corrector ortográfico subraya palabras en rojo, pero no detecta todo. Explique qué tipo de errores encuentra y ponga dos ejemplos de errores que NO detecta (piense en…
El corrector ortográfico subraya palabras en rojo, pero no detecta todo. Explique qué tipo de errores encuentra y ponga dos ejemplos de errores que NO detecta (piense en palabras que existen pero están mal usadas, como «tubo» en lugar de «tuvo»).
Estilos, índice y plantillas
Un estilo es un conjunto guardado de formato (tipo de letra, tamaño, color, espacio) con un nombre: «Título 1», «Título 2», «Cuerpo de texto». Aplicarlo no solo cambia el aspecto: le dice al procesador qué función tiene ese texto.
¿Por qué? Como el procesador sabe qué texto es título, puede recopilarlos en el índice automático y actualizar los números de página. Y si cambia el estilo una sola vez, cambian todos los títulos del documento.
Para que el índice se pueda generar, el documento debe tener sus títulos con estilos de título (Título 1, Título 2…), no con letra grande «a mano». Cuando el trabajo crece y cambian las páginas, se hace clic derecho sobre el índice y se elige Actualizar (en LibreOffice, «Actualizar índice»). La portada se hace en una página aparte, antes del índice.
Plantillas
Una plantilla es un documento modelo ya preparado. Cada archivo nuevo que crea a partir de ella hereda su formato. Si su colegio tiene una plantilla oficial, usarla garantiza que todos los trabajos se vean uniformes y cumplan las normas sin tener que ajustarlas a mano. Al crear la propia, defina:
-
los tipos de letra (por ejemplo, uno para títulos y otro para el cuerpo);
-
los estilos de título y de texto, con sus tamaños e interlineado;
-
la portada (nombre del colegio, materia, nombre del estudiante);
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los márgenes y la numeración de páginas.
En un procesador de textos se puede poner un título en grande cambiando la letra a mano o aplicando un estilo de título. Explique qué diferencia hay entre ambas formas y…
En un procesador de textos se puede poner un título en grande cambiando la letra a mano o aplicando un estilo de título. Explique qué diferencia hay entre ambas formas y qué ventajas tiene usar estilos en un documento largo.
Un documento largo necesita portada e índice. Explique qué tiene que cumplir el documento para que el índice se pueda generar automáticamente y qué hay que hacer para…
Un documento largo necesita portada e índice. Explique qué tiene que cumplir el documento para que el índice se pueda generar automáticamente y qué hay que hacer para actualizarlo cuando el trabajo crece y cambian las páginas.
Explique qué es una plantilla de documento, qué ventaja tiene usar la plantilla oficial del colegio para los trabajos y qué elementos definiría usted al crear una…
Explique qué es una plantilla de documento, qué ventaja tiene usar la plantilla oficial del colegio para los trabajos y qué elementos definiría usted al crear una plantilla propia (tipos de letra, estilos, portada, márgenes).
Imágenes y tablas dentro del documento
Al insertar una foto, el procesador la trata como un objeto con un ajuste:
-
En línea con el texto: la imagen se comporta como una letra enorme; ocupa su propio renglón y no mueve el resto.
-
Con el texto rodeándola: el texto se acomoda alrededor de la imagen, que puede colocar junto al párrafo que ilustra.
Para ilustrar un párrafo concreto sin romper la maquetación, conviene «en línea» si va sola entre párrafos, o «texto alrededor» si va al lado del párrafo que explica. Sin ajuste, la foto empuja todo el texto y lo desordena.
Tablas
Para datos en filas y columnas (un horario, una lista de materiales), use una tabla y no tabulaciones. Con tabuladores, en cuanto una palabra es más larga que las demás, todo se descoloca. La tabla se reajusta sola, admite bordes, color y celdas combinadas.
Para el horario de la clase: Insertar › Tabla › 3 columnas (por ejemplo, Hora, Materia, Aula) y tantas filas como horas; escriba en cada celda y dé formato a la fila de encabezados.
Al pegar una foto en medio de un documento, todo el texto se mueve y queda desordenado. Explique qué son las opciones de ajuste de imagen (en línea con el texto, con el…
Al pegar una foto en medio de un documento, todo el texto se mueve y queda desordenado. Explique qué son las opciones de ajuste de imagen (en línea con el texto, con el texto rodeándola) y cuál elegiría para ilustrar un párrafo concreto sin romper la maquetación.
En un procesador de textos se pueden alinear datos con tabulaciones o con una tabla. Explique qué diferencia hay, por qué la tabla es más ordenada y robusta, y describa…
En un procesador de textos se pueden alinear datos con tabulaciones o con una tabla. Explique qué diferencia hay, por qué la tabla es más ordenada y robusta, y describa cómo insertaría una tabla de tres columnas para el horario de la clase.
La hoja de cálculo: fórmulas que trabajan solas
Si cambia un dato, todas las fórmulas que dependen de él se recalculan solas. Por eso la hoja es tan útil para cuentas que pueden variar.
Referencias absolutas
A veces un dato debe quedarse fijo al copiar (un porcentaje, un precio único). Se fija con el signo de dólar: $F$1 siempre apunta a F1. Es la referencia absoluta. Con F1 sin signos, la referencia se desplazaría.
La figura muestra una hoja de cálculo con el presupuesto de una fiesta de graduación, pero el total de una de las filas está sin calcular. Indique qué operación hay que…
La figura muestra una hoja de cálculo con el presupuesto de una fiesta de graduación, pero el total de una de las filas está sin calcular.
Indique qué operación hay que hacer para obtener el total que falta y calcule su valor. Calcule también el gasto total de la fiesta sumando los totales de las tres filas.
En una hoja de cálculo, la celda D2 contiene la fórmula «=B2*C2», donde la columna B guarda el precio por unidad y la C las unidades compradas. Explique qué calcula esa…
En una hoja de cálculo, la celda D2 contiene la fórmula «=B2*C2», donde la columna B guarda el precio por unidad y la C las unidades compradas. Explique qué calcula esa fórmula, qué ocurre con ella si se copia de la celda D2 a la D3 y qué fórmula escribiría para sumar todos los totales de la columna D.
La figura muestra una hoja de cálculo con las compras de material del aula: la columna D guarda la fórmula de cada fila y la E el resultado que muestra el programa, pero…
La figura muestra una hoja de cálculo con las compras de material del aula: la columna D guarda la fórmula de cada fila y la E el resultado que muestra el programa, pero una de las filas no cuadra.
Encuentre la fila cuyo resultado no cuadra, explique qué error tiene su fórmula y a qué se debe (piense en qué pasa con las referencias al copiar una fórmula), y calcule el resultado correcto.
Funciones, ordenar y filtrar
Una función es una fórmula ya preparada. En español de Costa Rica se escriben así, con los argumentos separados por punto y coma y los decimales con coma:
| Función | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
SUMA |
Suma | =SUMA(B2:B6) |
PROMEDIO |
Media aritmética | =PROMEDIO(B2:B6) |
MEDIANA |
Valor central | =MEDIANA(B2:B6) |
MODA |
Valor que más se repite | =MODA(B2:B6) |
MAX, MIN |
Mayor y menor | =MAX(B2:B6) |
SI |
Decide según una condición | =SI(B2>=70;"Aprobado";"Aplazado") |
BUSCARV |
Busca un dato en una tabla | =BUSCARV(A2;E2:F10;2;0) |
¿Por qué? Estas funciones son medidas de tendencia central (promedio, mediana, moda) y de dispersión (máximo y mínimo dan el rango: =MAX(B2:B6)-MIN(B2:B6); DESVEST da la desviación estándar). Resumen cada conjunto de datos con pocos números.
Cantidad de goles de la Sele en cinco partidos amistosos: 3, 4, 4, 5, 2. Pruebe cambiando los datos:
Aquí el promedio es $18/5 = 3{,}6$, la mediana es $4$, la moda es $4$ y el rango es $5-2=3$.
Ordenar y filtrar sin romper los datos
Imagine una tabla con A (Nombre), B (Apellidos), C (Grupo) y D (Nota final). Cada fila es un registro: sus cuatro datos van juntos.
Presupuesto comprobable y gráficos
Una buena hoja de presupuesto tiene la estructura: A: concepto, B: cantidad, C: precio unitario, D: importe. Escriba cantidades y precios como números; la moneda se aplica con el formato de celda, no tecleándola.
Presupuesto de la gira de fin de año
Para 28 estudiantes: bus ₡336.000 en total; entradas ₡4.000 por estudiante; comida ₡3.500 por estudiante (cifras de ejemplo).
| Concepto | Cantidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|
| Bus | 1 | 336000 | =B2*C2 |
| Entradas | 28 | 4000 | =B3*C3 |
| Comida | 28 | 3500 | =B4*C4 |
| Total general | =SUMA(D2:D4) |
||
| Por persona | =D5/28 |
Resultados: ₡336.000, ₡112.000 y ₡98.000; total general ₡546.000; por persona ₡19.500. Mejor aún: guarde el 28 en una celda (por ejemplo B7) y escriba =D5/B7, así, si cambia el grupo, se recalcula solo.
Qué gráfico usar
Para el presupuesto, el reparto del gasto entre bus, entradas y comida se presenta con un gráfico circular, con título y etiquetas de porcentaje. Un gráfico de la hoja se actualiza solo cuando cambian los datos.
Usted tiene en una hoja de cálculo las notas de la clase y quiere agregar gráficos. Indique qué tipo de gráfico elegiría en cada caso y por qué: (a) la evolución de sus…
Usted tiene en una hoja de cálculo las notas de la clase y quiere agregar gráficos. Indique qué tipo de gráfico elegiría en cada caso y por qué: (a) la evolución de sus notas de mate a lo largo del curso, (b) el reparto de sus horas libres entre deporte, lectura y pantallas y (c) la comparación de la nota media de cada materia.
Diseñe en una hoja de cálculo el presupuesto completo de la excursión de fin de curso para 28 estudiantes: los conceptos (autobús, entradas, comida), las fórmulas del…
Diseñe en una hoja de cálculo el presupuesto completo de la excursión de fin de curso para 28 estudiantes: los conceptos (autobús, entradas, comida), las fórmulas del total por concepto y del total general, el cálculo del precio por persona y el gráfico que usaría para presentar el reparto del gasto. Explique cada decisión.
Presentaciones que comunican
Una diapositiva debe apoyar lo que usted dice, no sustituirlo. Si la llena con un párrafo y lo lee en voz alta, el público deja de escucharlo para leer la pantalla.
Una diapositiva sobre la fotosíntesis podría decir solo: «Fotosíntesis: luz + CO₂ + agua → alimento + oxígeno», con un dibujo de una hoja. El resto lo cuenta usted.
Notas del orador
Son un espacio que solo ve quien expone. Ahí escriba lo que quiere decir (datos, ejemplos, la secuencia de ideas, una cifra difícil de recordar), no el discurso palabra por palabra. Con ellas puede mantener las diapositivas limpias y no leerlas.
¿Cuántas diapositivas?
Una presentación de 40 diapositivas cargadas de texto y con todas las animaciones pierde al público: no se distingue la idea principal. Una de 10 sobrias, con una idea por diapositiva, comunica mejor. Una norma propia razonable es contar una diapositiva por minuto de exposición como máximo y que cada una se entienda en cinco segundos.
La presentación de un compañero tiene diapositivas con párrafos enteros copiados del trabajo escrito, y él los lee en voz alta durante la exposición. Explique qué…
La presentación de un compañero tiene diapositivas con párrafos enteros copiados del trabajo escrito, y él los lee en voz alta durante la exposición. Explique qué problema tiene esa forma de presentar y reescriba el contenido de esta diapositiva aplicando las normas de una buena presentación: «La fotosíntesis es el proceso mediante el cual las plantas, las algas y algunas bacterias transforman la energía de la luz solar en energía química, absorbiendo dióxido de carbono del aire y agua del suelo para fabricar su propio alimento y liberando oxígeno como producto de desecho, proceso que resulta imprescindible para la vida en la Tierra».
Los programas de presentaciones tienen «notas del orador» que solo ve quien expone. Explique para qué sirven, qué escribiría en ellas para la exposición de un trabajo (y…
Los programas de presentaciones tienen «notas del orador» que solo ve quien expone. Explique para qué sirven, qué escribiría en ellas para la exposición de un trabajo (y qué no escribiría) y cómo le ayudan a no leer las diapositivas.
Compare estas dos presentaciones sobre el mismo tema: una de 40 diapositivas cargadas de texto, con todas las animaciones activadas, y otra de 10 diapositivas sobrias…
Compare estas dos presentaciones sobre el mismo tema: una de 40 diapositivas cargadas de texto, con todas las animaciones activadas, y otra de 10 diapositivas sobrias con una idea por diapositiva. Valore cuál comunicará mejor el mensaje, justifique su respuesta con criterios concretos y proponga una norma propia sobre número de diapositivas.
Presentaciones accesibles
Una diapositiva debe poder leerla quien ve mal o está al fondo del aula. Tres criterios básicos:
-
Contraste: texto oscuro sobre fondo claro (o al revés). El gris claro sobre blanco casi no se lee.
-
Tamaño: letra grande (como referencia, 24 puntos o más para el texto).
-
Imágenes con función: que no tapen el texto; las decorativas, discretas, y las informativas, con texto alternativo.
Mejoras para la diapositiva del problema: (1) cambiar a texto oscuro sobre fondo claro, para que se lea de lejos; (2) subir el tamaño de letra; (3) mover o quitar la foto para que no tape el título y ponerle texto alternativo si aporta información. Así llega el mensaje a todos, no solo a quien está en primera fila.
Una diapositiva tiene texto gris claro sobre fondo blanco, letra pequeña y una foto decorativa que tapa parte del título. Evalúe su accesibilidad pensando en quien ve…
Una diapositiva tiene texto gris claro sobre fondo blanco, letra pequeña y una foto decorativa que tapa parte del título. Evalúe su accesibilidad pensando en quien ve mal o está al fondo del aula, y proponga tres mejoras concretas de diseño, explicando qué problema resuelve cada una.
Compartir, formatos y trabajo en equipo
¿Por qué? El PDF fija la posición de cada elemento e incrusta las tipografías, así que se ve igual en cualquier dispositivo. Los docentes lo prefieren porque (1) el diseño no se descompone al abrirlo en otra computadora o celular y (2) evita cambios accidentales o de última hora en lo entregado.
Formatos abiertos y propietarios
Un formato abierto tiene su especificación pública, y cualquier programa puede implementarlo (por ejemplo, OpenDocument: .odt, .ods, .odp; también PDF y CSV). Un formato propietario pertenece a una empresa y está pensado para sus programas (muchos formatos de las suites de pago).
Cuando aparece «formato no compatible», es porque el programa que abre no entiende ese formato o su versión. Dos soluciones: (1) pedir el archivo en PDF o en un formato abierto; (2) instalar una suite libre que abra y guarde varios formatos (o abrirlo en una suite en la nube). Con formatos complejos puede cambiar la maquetación, así que conviene revisar el resultado.
Flujo de trabajo en equipo
Un orden razonable: (1) cada persona termina su parte en su herramienta; (2) la de los cálculos exporta gráficos como imagen y, si hace falta, la tabla como imagen o copia sus valores; (3) la del texto exporta lo que vaya a mostrar (títulos, frases clave) o lo copia; (4) quien maqueta la presentación reúne todo y (5) se genera el PDF final, y se conserva una copia editable de cada parte. Problemas típicos: formato que cambia al pegar, tipografías ausentes en otra computadora, gráficos que dejan de estar enlazados a los datos, versiones distintas del mismo archivo y nombres de archivo confusos.
Combinación de correspondencia
La combinación de correspondencia manda cartas personalizadas a mucha gente: una carta base con campos y una tabla con los datos. Para 120 citaciones a una reunión de padres de familia del colegio, la hoja de cálculo debe tener una columna por dato y una fila por persona:
| Nombre del estudiante | Grupo | Fecha | Hora |
|---|---|---|---|
| Ximena Rojas Mora | 7-1 | 14 de octubre | 5:00 p. m. |
| Sebastián Hernández Cruz | 7-2 | 14 de octubre | 5:30 p. m. |
Si todo está mezclado en una sola columna («Nombre del estudiante, Grupo, Fecha y Hora»), el procesador no puede separar los datos: no sabe dónde empieza y dónde acaba cada uno y no puede insertar solo el nombre o solo la hora.
Carta base (los campos entre «»):
«Estimados padres de familia de «Nombre del estudiante», del grupo «Grupo»: los citamos a la reunión de padres de familia el «Fecha» a las «Hora». Agradecemos su asistencia.»
Los campos se insertan en el lugar exacto donde irá cada dato (en LibreOffice Writer, con Insertar › Campo › Más campos, o con el asistente de Herramientas › Asistente para combinar correspondencia). Al combinar, se genera una carta por cada fila.
Al entregar trabajos se suele pedir formato PDF. Explique qué conserva un PDF tal cual lo diseñó, qué no se puede hacer fácilmente con él y dos razones por las que los…
Al entregar trabajos se suele pedir formato PDF. Explique qué conserva un PDF tal cual lo diseñó, qué no se puede hacer fácilmente con él y dos razones por las que los profesores lo prefieren frente al documento editable.
Para un proyecto de Tecnología, su equipo debe redactar una memoria compartiendo archivos entre computadoras con distintos programas y sistemas operativos (unos usan…
Para un proyecto de Tecnología, su equipo debe redactar una memoria compartiendo archivos entre computadoras con distintos programas y sistemas operativos (unos usan LibreOffice, otros Microsoft Office y otros aplicaciones en la nube). Al intercambiar archivos en formato .docx y .odt, las tablas se descolocan, el tipo de letra cambia y algunas fórmulas no se leen. Analice la causa técnica de este problema diferenciando entre formatos propietarios y estándares abiertos. A continuación, diseñe un protocolo de guardado y entrega para el grupo, justificando qué formato deben usar durante la edición conjunta y cuál para la entrega final no editable al profesor.
En un trabajo de grupo, una persona redacta el texto con el procesador, otra prepara los cálculos en una hoja y otra maqueta la presentación final. Diseñe el flujo de…
En un trabajo de grupo, una persona redacta el texto con el procesador, otra prepara los cálculos en una hoja y otra maqueta la presentación final. Diseñe el flujo de trabajo para unir las tres partes sin perder información ni formato: qué se exporta de cada herramienta, en qué orden y qué problemas pueden aparecer al mezclarlo todo.
Vuelva al principio: si el trabajo consiste en redactar explicaciones largas, elija el procesador de textos; si incluye cuentas que pueden cambiar, la hoja de cálculo; y si debe defenderlo frente al grupo, una presentación sobria de apoyo. Para entregar, un PDF.