La organización interna: estructura y organigrama

Explicá por qué toda empresa necesita organizarse, incluso si es pequeña, apoyándote en dos ideas: la división del trabajo (cada persona se especializa en una tarea) y la necesidad de coordinación (que las piezas encajen). Ilustralo con una panadería en la que trabajan el dueño, dos panaderos y una empleada de mostrador.

Explicá qué es un organigrama y qué información muestra de una empresa (departamentos, jerarquía, quién depende de quién). Señalá además dos cosas que una empresa de verdad tiene y que el organigrama no muestra (las relaciones informales, la carga real de trabajo, la comunicación diaria entre departamentos).

La figura muestra el organigrama de una empresa de alimentación organizada por funciones. Identificá el departamento que falta, marcado con «?», y explicá dos decisiones típicas que toma (pista: la empresa acaba de publicar un aviso para contratar operarios y quiere renegociar los turnos).

Relacioná cada tarea con el departamento funcional que la realiza (dirección general, comercial, producción, finanzas o personas) y justificá brevemente cada asignación: fijar los objetivos del año, estudiar qué quieren los clientes, controlar la calidad del producto, gestionar los sueldos del personal y decidir cómo pagar la nueva maquinaria.

Una empresa tiene los cinco departamentos funcionales típicos: dirección general, comercial, producción (u operaciones), finanzas y personas (o recursos humanos). Indicá qué departamento decide cada asunto y justificalo: lanzar una campaña de publicidad, pedir un préstamo para comprar una máquina, contratar a dos operarios, fijar el cronograma de fabricación del mes y aprobar la apertura de una segunda planta.

Las empresas pueden organizarse por funciones (comercial, producción, finanzas...), por productos (una división por gama), por zonas geográficas o por tipos de cliente. Indicá qué criterio de departamentación usa cada empresa: una aseguradora con divisiones de hogar, auto y vida; una cadena de tiendas con una dirección para cada país; una consultora con departamentos de ventas, proyectos y administración; y un banco que separa clientes particulares de clientes empresa.

Una empresa de alimentación vende lácteos, conservas y congelados en tres países. Hoy está organizada por funciones y cada departamento atiende los tres productos y los tres países a la vez, con frecuentes choques de prioridades. a) Explicá qué dos criterios alternativos de departamentalización podría adoptar (por productos o por zonas geográficas). b) Analizá una ventaja y un inconveniente de cada criterio para esta empresa. c) Elegí uno y justificá la elección.

Explicá qué es la jerarquía en una empresa y qué significa el principio de unidad de mando (cada persona recibe órdenes de un solo jefe). Describí qué problema aparece cuando un empleado recibe instrucciones contradictorias de dos jefes distintos y poné un ejemplo en un negocio con dos encargados.

En un organigrama se distinguen niveles: la alta dirección, los mandos intermedios y la base u operarios. Explicá qué hace cada nivel y cómo se comunican entre sí. Después ubicá en su nivel a estas personas de un hotel: el director general, la jefa de recepción, los recepcionistas y el jefe de cocina.

En una empresa tradicional hay seis niveles jerárquicos entre el operario y el director general; en una startup reciente hay solo dos. a) Explicá la diferencia entre una estructura vertical (alta) y una estructura plana. b) Analizá una ventaja y un inconveniente de cada una, pensando en la rapidez para decidir, el costo de los mandos intermedios y el control sobre el trabajo de los empleados.

En una empresa, cada jefe dirige en promedio a 15 personas y hay pocos niveles jerárquicos; en otra, cada jefe dirige a 4 personas y hay muchos niveles. a) Explicá qué es el tramo de control (número de personas que dependen directamente de un mando) y cómo se relaciona con la altura de la pirámide de la empresa. b) Analizá qué tramo encaja mejor con un trabajo rutinario y fácil de supervisar y cuál con un trabajo creativo y complejo, justificando la respuesta.

Una cadena de restaurantes decide todos los menús, precios y ofertas desde la casa central; otra cadena deja que cada restaurante adapte carta y precios a su zona. a) Identificá cuál está centralizada y cuál descentralizada. b) Analizá dos ventajas de cada opción (uniformidad y economías de escala frente a adaptación al cliente local y motivación de los gerentes) y razoná cuál encaja mejor en un sector donde los gustos cambian mucho de una ciudad a otra.

La dueña de una cadena de tres floristerías lo decidía todo y ahora quiere delegar: cada local tendrá una encargada con poder para decidir pedidos, horarios y pequeños gastos. a) Explicá qué es delegar y qué tres elementos se transfieren (autoridad para decidir, responsabilidad por el resultado y obligación de rendir cuentas). b) Analizá qué no debería delegar nunca (fijar la estrategia de la cadena, supervisar las cuentas finales) y qué necesita la dueña para que la delegación funcione (confianza, formación, información y control de resultados).

En una fábrica, el departamento de producción decide sobre la cadena (órgano de línea), mientras que los departamentos de calidad y de prevención de riesgos asesoran y controlan sin mandar sobre los operarios (órganos de staff o apoyo). a) Explicá la diferencia entre órganos de línea y órganos de staff. b) Analizá qué conflictos pueden surgir entre ellos (el staff «estorba» a la producción, la línea ignora los avisos del staff) y cómo evitarlos.

Una clínica dental creció sin orden: los dentistas contratan a sus propios ayudantes, la recepcionista compra el material sanitario y el gerente cobra las facturas y además repara los aparatos. a) Detectá tres problemas organizativos (funciones mezcladas, responsabilidades difusas, compras sin control). b) Proponé una estructura sencilla con funciones claras (dirección, equipo médico, administración y compras) y describí en texto cómo quedaría su organigrama.

Distinguí entre organización formal (la que aparece en el organigrama: departamentos, jerarquía, funciones escritas) y organización informal (las relaciones reales que no están escritas: amistades, influencias, costumbres). Poné dos ejemplos de cada una en un colegio o en una empresa que conozcas y explicá por qué la organización informal puede ayudar o puede estorbar.