Ferramentas de comunicação e trabalho em equipa

Relacione cada situação com a ferramenta mais adequada e justifique a sua escolha: (a) pedir informações formais à câmara municipal, (b) combinar com os amigos para sábado, (c) escrever um trabalho entre quatro pessoas ao mesmo tempo e (d) apresentar um projeto a um colega que está em casa doente.

Explique as diferenças entre as mensagens instantâneas e o correio eletrónico: quem costuma ler cada um, quando se espera resposta, que tom se utiliza e como se partilham os ficheiros em cada caso.

Explique a diferença entre um grupo de conversação, onde todos escrevem, e um canal apenas de anúncios, onde só escreve quem o administra. Qual escolheria para os avisos oficiais dos professores à turma e porquê?

Um correio eletrónico tem várias partes: «para», «CC», «assunto», «corpo da mensagem» e «anexos». Explique para que serve cada uma e justifique que problema existe se o assunto ficar vazio ou disser apenas «Olá».

Ao responder a um correio eletrónico enviado a várias pessoas pode escolher «responder» ou «responder a todos». Explique a diferença e decida qual usaria em cada caso: (a) confirmar ao professor que recebeu a tarefa, correio que enviou a toda a turma, e (b) partilhar uma hiperligação útil para uma pergunta que o professor fez a todo o grupo.

Os emojis ajudam a dar tom às mensagens, mas nem sempre são adequados. Classifique estas três mensagens em «apropriada» ou «pouco apropriada» e justifique: (a) um «obrigado 😊» na conversa dos amigos, (b) um correio eletrónico ao diretor com três emojis a rir e (c) um «bom trabalho 👍» no documento partilhado do grupo.

Quer enviar por correio eletrónico o vídeo do projeto, que ocupa $300\ \text{MB}$, e o limite de anexos é de $25\ \text{MB}$. Explique por que razão não é boa ideia tentar, que alternativa oferecem os serviços na nuvem (hiperligação partilhada) e que duas coisas deve verificar na hiperligação antes de a enviar.

A Marta e o Sérgio editam offline o mesmo relatório de Tecnologia a partir das suas casas. A Marta apaga a secção de «Orçamento» para a refazer mais tarde e o Sérgio, a essa mesma hora, expande essa mesma secção com novas tabelas. Ao sincronizar com a nuvem, a plataforma deteta um conflito de versões. Prevê o que aconteceria se o sistema aplicasse automaticamente a versão com data e hora mais recente, explica por que razão a nuvem não consegue combinar ambas as alterações por si só e delineia um protocolo de trabalho em equipa para evitar que este problema volte a acontecer.

A figura compara duas formas de trabalhar sobre o mesmo documento num grupo de três pessoas.

Indique que método escolheria para um trabalho de grupo e porquê, e aponte um problema concreto que pode surgir com o método dos anexos por correio eletrónico.

No documento partilhado do grupo, alguém apaga por acidente dois parágrafos que tinham sido escritos por outra pessoa e ninguém se apercebe até ao dia seguinte. Explique que ferramentas oferecem os documentos na nuvem para recuperar o texto perdido e que regras de trabalho evitariam que voltasse a acontecer.

Os documentos partilhados admitem três permissões: ver, comentar e editar. Explique o que pode fazer uma pessoa com cada permissão e atribua a adequada nestes casos: (a) o professor revê o rascunho, (b) a sua colega de equipa trabalha o conteúdo e (c) outro grupo consulta-o como exemplo.

Na pasta partilhada do grupo cada um cria as suas próprias subpastas e existem três pastas chamadas «fotografias». Proponha quem e como deveria criar a estrutura inicial de pastas, que regra seguir para não duplicar e o que fazer com as pastas repetidas que já existem.

Explique o que é um calendário partilhado e como funciona um convite para um acontecimento (quem o cria, quem o aceita, que lembretes existem). Dê um exemplo de como a sua turma o utilizaria para organizar as entregas do período.

Uma videochamada de equipa corre mal: toda a gente fala ao mesmo tempo, ninguém tira notas e ao desligar ninguém se lembra do que tinha sido decidido. Proponha regras de funcionamento para a próxima reunião e as funções da própria ferramenta que podem ajudar a cumpri-las.

Um quadro de tarefas tem três colunas: «pendente», «em curso» e «concluído». Explique como organizaria nele a distribuição do trabalho do projeto: o que se escreve em cada cartão, quem move os cartões e quando, e que vantagem tem em relação a distribuir as tarefas apenas por palavras.

Após duas semanas de projeto, surge o caos na tua equipa: dois membros duplicaram a mesma tarefa, ninguém comprou os materiais porque «não sabiam a quem competia» e não vos lembrais de quais foram as medidas acordadas para a maquete. Cria um modelo de ata digital de reunião que resolva estes problemas pela raiz. Justifica que campos incluis para evitar cada um dos erros descritos e apresenta um exemplo de como ficaria preenchida após uma reunião de 15 minutos.

O seu grupo tem três semanas para fazer um projeto. Organize as comunicações: decida que canal usarão para cada necessidade (decisões importantes que devem ficar registadas, dúvidas rápidas do dia a dia, ficheiros definitivos e reuniões de acompanhamento) e justifique cada escolha.

Precisa de recuperar uma informação que alguém deu pelo chat há um mês e existem milhares de mensagens. Descreva três estratégias de pesquisa (por pessoa, por palavra-chave, por data ou por ficheiro partilhado) e explique por que ordem as aplicaria para a encontrar rapidamente.

Desenhe o «kit digital» completo de uma equipa de trabalho da escola: as ferramentas que utilizariam para comunicar, para organizar as tarefas e para partilhar ficheiros, juntamente com as regras de utilização de cada uma. Justifique por que razão esse conjunto cobre todas as necessidades sem duplicar canais.

Um grupo usa uma aplicação de mensagens como único canal do projeto: entre piadas e fotos perdem-se decisões, datas e ficheiros. Analise por que razão as mensagens instantâneas falham como único canal de um projeto longo e proponha um sistema misto, indicando o que se guardaria em cada canal.

Um grupo discute se deve trabalhar com as contas pessoais de cada um ou criar contas novas apenas para o projeto. Avalie as vantagens e os problemas de cada opção (comodidade, privacidade, posse dos ficheiros quando o projeto termina) e recomende uma delas com argumentos.

A escola disponibiliza ferramentas próprias de trabalho em rede, mas a turma prefere usar serviços externos gratuitos. Analise que diferenças existem quanto a quem guarda os dados, à publicidade e às condições de utilização, e estabeleça três critérios para decidir que ferramentas são aceitáveis para o trabalho escolar.

Elabore o plano de comunicação da visita de estudo de final de ano para três públicos diferentes: famílias, professores e alunos. Indique que canal usaria com cada um, com que frequência, que tipo de mensagens circularia por cada canal e como seriam recolhidas as autorizações.

Na tua turma utilizam-se cinco aplicações diferentes para comunicar: uma para notas, outra para tarefas, outra para avisos e dois chats. Analisa que problemas gera essa dispersão (avisos que passam despercebidos, dúvidas sobre onde está cada coisa) e propõe uma simplificação para duas ferramentas, justificando o que fica em cada uma.