Documentos, hojas de cálculo y presentaciones

Tres herramientas, tres tareas distintas

Cuando dudes, pregúntate qué necesitas de verdad: texto corrido y largo, procesador de textos; datos y cuentas, hoja de cálculo; mostrar algo visualmente, presentaciones.

¿Con qué suite trabajo?

Las tres herramientas vienen juntas en una suite ofimática. Hay tres caminos:

¿Por qué importa? Es el tema de la dependencia tecnológica: una escuela que paga licencias o guarda todo en la plataforma de una sola empresa depende de ella. El software libre se puede copiar, instalar y usar sin cobro, aun en una escuela con pocos recursos, y funciona sin conexión cuando hay apagones o la conexión es lenta.

La ventana del procesador y el formato de página

La ventana de un procesador de textos se divide en cuatro zonas:

El corrector ortográfico

El corrector subraya (en rojo, normalmente) las palabras que no están en su diccionario. Algunos también marcan errores de gramática sencillos. No entiende el significado de la frase.

Estilos, índice y plantillas

Un estilo es un conjunto guardado de formato (tipo de letra, tamaño, color, espacio) con un nombre: «Título 1», «Título 2», «Cuerpo de texto». Aplicarlo no solo cambia el aspecto: le dice al procesador qué función tiene ese texto.

¿Por qué? Como el procesador sabe qué texto es título, puede recopilarlos en el índice automático y actualizar los números de página. Y si cambias el estilo una sola vez, cambian todos los títulos del documento.

Para que el índice se pueda generar, el documento debe tener sus títulos con estilos de título (Título 1, Título 2…), no con letra grande «a mano». Cuando el trabajo crece y cambian las páginas, se da clic derecho sobre el índice y se elige Actualizar (en LibreOffice, «Actualizar índice»). La portada se hace en una página aparte, antes del índice.

Plantillas

Una plantilla es un documento modelo ya preparado. Cada archivo nuevo que creas a partir de ella hereda su formato. Si tu escuela tiene una plantilla oficial, usarla garantiza que todos los trabajos se vean uniformes y cumplan las normas sin tener que ajustarlas a mano. Al crear la tuya, define:

• los tipos de letra (por ejemplo, uno para títulos y otro para el cuerpo);

• los estilos de título y de texto, con sus tamaños e interlineado;

• la portada (nombre de la escuela, asignatura, nombre del estudiante, grupo);

• los márgenes y la numeración de páginas.

Imágenes y tablas dentro del documento

Al insertar una foto, el procesador la trata como un objeto con un ajuste:

• En línea con el texto: la imagen se comporta como una letra enorme; ocupa su propio renglón y no mueve el resto.

• Con el texto rodeándola: el texto se acomoda alrededor de la imagen, que puedes colocar junto al párrafo que ilustra.

Para ilustrar un párrafo concreto sin romper la maquetación, conviene «en línea» si va sola entre párrafos, o «texto alrededor» si va al lado del párrafo que explica. Sin ajuste, la foto empuja todo el texto y lo desordena.

Tablas

Para datos en filas y columnas (un horario, una lista de materiales), usa una tabla y no tabulaciones. Con tabuladores, en cuanto una palabra es más larga que las demás, todo se descoloca. La tabla se reajusta sola, admite bordes, color y celdas combinadas.

Para el horario de la clase: Insertar › Tabla › 3 columnas (por ejemplo, Hora, Asignatura, Aula) y tantas filas como horas; escribe en cada celda y da formato a la fila de encabezados.

La hoja de cálculo: fórmulas que trabajan solas

Si cambias un dato, todas las fórmulas que dependen de él se recalculan solas. Por eso la hoja es tan útil para cuentas que pueden variar.

Referencias absolutas

A veces un dato debe quedarse fijo al copiar (un porcentaje, un precio único). Se fija con el signo de pesos: $F$1 siempre apunta a F1. Es la referencia absoluta. Con F1 sin signos, la referencia se desplazaría.

Funciones, ordenar y filtrar

Una función es una fórmula ya preparada. En español se escriben así, con los argumentos separados por punto y coma y los decimales con coma:

¿Por qué? Estas funciones son medidas de tendencia central (promedio, mediana, moda) y de dispersión (máximo y mínimo dan el rango: =MAX(B2:B6)-MIN(B2:B6); DESVEST da la desviación estándar). Resumen cada conjunto de datos con pocos números.

Notas de cinco evaluaciones (de 0 a 100 puntos): 70, 80, 80, 90, 60. Prueba cambiando los datos:

Aquí el promedio es $380/5 = 76$, la mediana es $80$, la moda es $80$ y el rango es $90-60=30$.

Ordenar y filtrar sin romper los datos

Imagina una tabla con A (Nombre), B (Apellidos), C (Grupo) y D (Nota final). Cada fila es un registro: sus cuatro datos van juntos.

Cálculos con las notas del grupo y gráficos

Una hoja sencilla de notas tiene: A: nombre, B: nota de la prueba 1, C: nota de la prueba 2, D: promedio. Escribe las notas como números.

Qué gráfico usar

Para mostrar cómo se reparten las notas del grupo entre aprobados y suspensos, se usa una gráfica circular, con título y etiquetas de porcentaje. Para comparar el promedio de cada educando, una de barras. Un gráfico de la hoja se actualiza solo cuando cambian los datos.

Presentaciones que comunican

Una diapositiva debe apoyar lo que dices, no sustituirlo. Si la llenas con un párrafo y lo lees en voz alta, el público deja de escucharte para leer la pantalla.

Una diapositiva sobre la fotosíntesis podría decir solo: «Fotosíntesis: luz + CO₂ + agua → alimento + oxígeno», con un dibujo de una hoja. El resto lo cuentas tú.

Notas del orador

Son un espacio que solo ve quien expone. Ahí escribes lo que quieres decir (datos, ejemplos, la secuencia de ideas, una cifra difícil de recordar), no el discurso palabra por palabra. Con ellas puedes mantener las diapositivas limpias y no leerlas.

¿Cuántas diapositivas?

Una presentación de 40 diapositivas cargadas de texto y con todas las animaciones pierde al público: no se distingue la idea principal. Una de 10 sobrias, con una idea por diapositiva, comunica mejor. Una norma propia razonable es contar una diapositiva por minuto de exposición como máximo y que cada una se entienda en cinco segundos.

Presentaciones accesibles

Una diapositiva debe poder leerla quien ve mal o está al fondo del aula. Tres criterios básicos:

• Contraste: texto oscuro sobre fondo claro (o al revés). El gris claro sobre blanco casi no se lee.

• Tamaño: letra grande (como referencia, 24 puntos o más para el texto).

• Imágenes con función: que no tapen el texto; las decorativas, discretas, y las informativas, con texto alternativo.

Mejoras para la diapositiva del problema: (1) cambiar a texto oscuro sobre fondo claro, para que se lea de lejos; (2) subir el tamaño de letra; (3) mover o quitar la foto para que no tape el título y ponerle texto alternativo si aporta información. Así llega el mensaje a todos, no solo a quien está en primera fila.

Compartir, formatos y trabajo en equipo

¿Por qué? El PDF fija la posición de cada elemento e incrusta las tipografías, así que se ve igual en cualquier dispositivo. Los profesores lo prefieren porque (1) el diseño no se descompone al abrirlo en otra computadora o celular y (2) evita cambios accidentales o de última hora en lo entregado.

Formatos abiertos y propietarios

Un formato abierto tiene su especificación pública, y cualquier programa puede implementarlo (por ejemplo, OpenDocument: .odt, .ods, .odp; también PDF y CSV). Un formato propietario pertenece a una empresa y está pensado para sus programas (muchos formatos de las suites de pago).

Cuando aparece «formato no compatible», es porque el programa que abres no entiende ese formato o su versión. Dos soluciones: (1) pedir el archivo en PDF o en un formato abierto; (2) instalar una suite libre que abra y guarde varios formatos (o abrirlo en una suite en la nube). Con formatos complejos puede cambiar la maquetación, así que conviene revisar el resultado.

Flujo de trabajo en equipo

Protocolo de guardado y entrega para el grupo: durante la edición, todos guardan en un formato abierto (.odt) para que las tablas y los tipos de letra se mantengan entre programas, con nombres de archivo claros y versión (por ejemplo, memoria_v2_Lisandra.odt); una sola persona reúne las partes; la entrega final se hace en PDF y se conserva la copia editable.

Un orden razonable: (1) cada persona termina su parte en su herramienta; (2) la de los cálculos exporta gráficos como imagen y, si hace falta, la tabla como imagen o copia sus valores; (3) la del texto exporta lo que vaya a mostrar (títulos, frases clave) o lo copia; (4) quien maqueta la presentación reúne todo y (5) se genera el PDF final, y se conserva una copia editable de cada parte. Problemas típicos: formato que cambia al pegar, tipos de letra ausentes en otra computadora, gráficos que dejan de estar enlazados a los datos, versiones distintas del mismo archivo y nombres de archivo confusos.

Vuelve al principio: si el trabajo consiste en redactar explicaciones largas, elige el procesador de textos; si incluye cuentas que pueden cambiar, la hoja de cálculo; y si debes defenderlo frente al grupo, una presentación sobria de apoyo. Para entregar, un PDF.

Resumen