Elementos básicos de la administración: planeación, organización, dirección y control
Fátima y sus compañeros de 7.° grado quieren vender frascos de dulce de mamón en la feria del colegio. El primer sábado, compraron poca azúcar, dos chicos hicieron lo mismo y a la tarde nadie sabía cuánto habían vendido. ¿Qué les faltó? Les faltó administrar. En esta página vas a ver las cuatro funciones que ayudan a que una microempresa funcione.
Qué es administrar
Administrar es usar bien los recursos de una microempresa (personas, materiales y dinero) para lograr lo que se quiere. Quien administra no hace todo solo: decide, reparte, guía y revisa.
Los especialistas dividen esa tarea en cuatro funciones. Las vas a ver siempre en este orden y con estos nombres.
Nombrá las cuatro funciones básicas de la administración en el orden en que suelen realizarse. Explicá en una oración qué se hace en cada una.
Nombrá las cuatro funciones básicas de la administración en el orden en que suelen realizarse. Explicá en una oración qué se hace en cada una.
Planeación: decidir qué, cuánto y con qué
Planear es decidir antes de actuar: qué vamos a producir, cuánto y con qué recursos (materia prima, personas y dinero).
Ejemplo: una microempresa escolar de dulces decide que el sábado preparará 40 frascos de dulce de mamón, que necesita 20 kg de azúcar y que usará ₲200.000 del ahorro del grupo.
Planear sirve para no improvisar: si sabés lo que necesitás, no se te acaba la azúcar a mitad de la producción.
Una microempresa decide qué va a producir el próximo mes, cuánto y con qué dinero. ¿A qué función de la administración corresponde esta tarea? Justificá tu respuesta en…
Una microempresa decide qué va a producir el próximo mes, cuánto y con qué dinero. ¿A qué función de la administración corresponde esta tarea? Justificá tu respuesta en dos oraciones.
Organización y dirección
Organizar es repartir las tareas y los recursos para que el plan se pueda cumplir. Se responde: ¿quién hace qué? Por ejemplo, Belén hierve el dulce y Diego pega las etiquetas.
Dirigir es guiar, motivar y acompañar al equipo mientras trabaja: explicar cómo se hace una tarea, resolver dudas, animar cuando hay cansancio y cuidar que haya buen ambiente.
| Función | Pregunta clave | Ejemplo |
|---|---|---|
| Organización | ¿Quién hace qué? | Asignar a cada compañero su tarea |
| Dirección | ¿Cómo logro que lo hagan bien y con ganas? | Explicar, animar, resolver dudas |
Clasificá cada actividad de una microempresa de dulces según la función administrativa a la que pertenece (planeación, organización, dirección o control): Decidir que el…
Clasificá cada actividad de una microempresa de dulces según la función administrativa a la que pertenece (planeación, organización, dirección o control):
-
Decidir que el sábado se prepararán 40 frascos.
-
Asignar a Belén el hervido y a Diego el etiquetado.
-
Motivar al equipo y resolver dudas durante la producción.
-
Contar los frascos terminados y compararlos con los 40 previstos.
Nathalia dirige una microempresa de pan casero. Todos los días reparte las tareas, explica cómo se hace cada una y anima a su equipo. Explicá qué función de la…
Nathalia dirige una microempresa de pan casero. Todos los días reparte las tareas, explica cómo se hace cada una y anima a su equipo. Explicá qué función de la administración realiza y por qué la dirección es distinta de la organización.
Control: comparar y revisar
Controlar es comparar lo que pasó con lo que se planeó y corregir si hace falta. Sin control no sabés si vas bien.
Ejemplo: el plan era 40 frascos y al final del sábado el grupo cuenta 36. Hay una diferencia de $40 - 36 = 4$ frascos. Ahora hay que averiguar por qué y qué mejorar.
Otro ejemplo muy común es el arqueo de caja: al final del día se cuenta el dinero y se compara con lo que se anotó como vendido.
Explicá con tus palabras qué es el control en una microempresa. Dá un ejemplo sencillo de una actividad de control, como revisar la caja al final del día.
Explicá con tus palabras qué es el control en una microempresa. Dá un ejemplo sencillo de una actividad de control, como revisar la caja al final del día.
Un proceso que se repite
Las cuatro funciones no son actividades aisladas: forman un proceso. Cada una prepara a la siguiente, y el control devuelve a la planeación.
Ejemplo con sopa paraguaya:
-
Planeación: el grupo decide hacer 30 porciones el viernes con ₲90.000.
-
Organización: unos preparan la masa, otros hornean y otros venden.
-
Dirección: el encargado explica las medidas y anima al equipo.
-
Control: se cuentan las porciones: salieron 24, no 30. El horno era chico.
-
Nueva planeación: el próximo viernes se hornea en dos tandas.
Explicá por qué las cuatro funciones de la administración forman un proceso y no actividades separadas. Usá como ejemplo una microempresa que elabora sopa paraguaya y…
Explicá por qué las cuatro funciones de la administración forman un proceso y no actividades separadas. Usá como ejemplo una microempresa que elabora sopa paraguaya y mostrá cómo el control puede llevar a planear de nuevo.
Cuando una función falla
Si falta una función, aparecen problemas. Fijate en el caso de Fernando y su grupo de mandioca frita:
| Problema | Función que falló | Mejora |
|---|---|---|
| Se quedaron sin aceite a las 10 h | Planeación | Calcular antes cuánto aceite se necesita |
| Dos hacían lo mismo y nadie cobraba | Organización | Repartir tareas por escrito |
| Estaban desanimados y confundidos | Dirección | Reunirse al empezar y explicar cada tarea |
| Nadie sabía cuánto se vendió | Control | Anotar ventas y contar la caja al final |
Una microempresa de mbejú tuvo tres problemas: no sabían cuánta harina comprar, dos compañeros hacían la misma tarea mientras nadie empaquetaba y, al final del mes,…
Una microempresa de mbejú tuvo tres problemas: no sabían cuánta harina comprar, dos compañeros hacían la misma tarea mientras nadie empaquetaba y, al final del mes, nadie sabía si habían ganado o perdido. Identificá qué función administrativa falló en cada problema y proponé una mejora concreta para cada una.
Un grupo asegura: «Planear es perder tiempo; lo importante es empezar a producir ya». Argumentá a favor o en contra de esta idea. Usá las cuatro funciones de la…
Un grupo asegura: «Planear es perder tiempo; lo importante es empezar a producir ya». Argumentá a favor o en contra de esta idea. Usá las cuatro funciones de la administración y un ejemplo de microempresa de transformación de alimentos.
Volvé al principio: a Fátima y su grupo les faltó planear cuánta azúcar comprar, organizar quién hacía cada tarea y controlar lo vendido. Las cuatro funciones juntas habrían evitado los tres problemas.