Hojas de cálculo: fórmulas y gráficos
La cooperativa de café de Marcala recibe las libras de cada productor y todos los meses debe calcular los pagos, el total y el promedio. Hacerlo con calculadora toma horas y un error en una cuenta daña todo lo demás. Una hoja de cálculo lo hace en segundos y, si cambia el precio, se actualiza sola. ¿Cómo se diseña una hoja para que funcione así? Al final de la página lo resolvemos.
Celdas, rangos y fórmulas
Una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc) es una cuadrícula. Las columnas se nombran con letras y las filas con números. Cada casilla es una celda y su dirección une columna y fila: $B3$ es la columna B, fila 3.
Un rango es un grupo de celdas continuas. Se escribe con dos puntos: $B2:B6$ son las celdas de $B2$ a $B6$.
Toda fórmula comienza con el signo igual (=). Sin él, la hoja toma lo escrito como texto. Después del igual puede usar números, direcciones de celdas y operadores:
| Operación | Operador | Ejemplo |
|---|---|---|
| Suma | + |
=A1+A2+A3 |
| Resta | - |
=B2-B3 |
| Multiplicación | * |
=B2*C2 |
| División | / |
=B2/C2 |
| Potencia | ^ |
=A1^2 |
La hoja respeta el orden de las operaciones: primero potencias, luego multiplicación y división, al final suma y resta. Use paréntesis para decidir el orden.
En una hoja de cálculo, indique con qué símbolo debe comenzar toda fórmula y escriba la fórmula que suma las celdas $A1$, $A2$ y $A3$ usando el operador de suma y…
En una hoja de cálculo, indique con qué símbolo debe comenzar toda fórmula y escriba la fórmula que suma las celdas $A1$, $A2$ y $A3$ usando el operador de suma y también con una función.
Funciones básicas
Una función es una fórmula ya preparada. Se escribe con su nombre y, entre paréntesis, el rango sobre el que trabaja. Sumar 100 celdas con + sería eterno; con una función basta una línea.
| Función | Qué devuelve | Ejemplo |
|---|---|---|
SUMA |
la suma de los valores | =SUMA(B2:B6) |
PROMEDIO |
la media aritmética | =PROMEDIO(B2:B6) |
MAX |
el valor mayor | =MAX(B2:B6) |
MIN |
el valor menor | =MIN(B2:B6) |
CONTAR.SI |
cuántas celdas cumplen una condición | =CONTAR.SI(B2:B6;"<70") |
Observe esta lista de funciones de una hoja de cálculo: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN. Escriba, junto a cada una, qué resultado devuelve al aplicarla a un rango de celdas con…
Observe esta lista de funciones de una hoja de cálculo: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN. Escriba, junto a cada una, qué resultado devuelve al aplicarla a un rango de celdas con las notas de un parcial.
Yessenia anota las notas de cinco estudiantes en el rango $B2:B6$: 85, 70, 92, 64 y 78. Escriba las fórmulas para calcular el promedio, la nota más alta y cuántos…
Yessenia anota las notas de cinco estudiantes en el rango $B2:B6$: 85, 70, 92, 64 y 78. Escriba las fórmulas para calcular el promedio, la nota más alta y cuántos estudiantes reprobaron (nota menor que 70). Calcule además el promedio, mostrando cómo lo obtiene.
Referencias relativas y absolutas
Una gran ventaja de las hojas es copiar una fórmula hacia abajo (arrastrando el cuadrito de la esquina de la celda). Al copiarla, la hoja ajusta las direcciones: si en $D2$ escribió =B2*C2 y la copia a $D3$, se convierte en =B3*C3. Eso es una referencia relativa.
Pero a veces una celda debe quedarse fija, por ejemplo, la que guarda el ISV del 15 %. Para eso se usa la referencia absoluta, con el signo de dólar delante de la columna y de la fila: $F$1.
En una tienda de Danlí, la columna $B$ tiene el precio de cada producto antes del ISV y la columna $C$ la cantidad vendida. Escriba la fórmula que se pondría en la celda…
En una tienda de Danlí, la columna $B$ tiene el precio de cada producto antes del ISV y la columna $C$ la cantidad vendida. Escriba la fórmula que se pondría en la celda $D2$ para calcular el total con ISV del 15 % de la fila 2 y explique cómo se copia hacia abajo para las demás filas. Indique si necesita referencias absolutas si el 15 % está guardado en la celda $F1$, y por qué.
Diseñar una hoja: el caso de la cooperativa
Una buena hoja separa los datos (lo que escribe una persona), los parámetros (valores que pueden cambiar, como un precio) y los cálculos (fórmulas). Así, un cambio se hace en un solo lugar.
Una cooperativa de café de Marcala registra en una hoja: columna $A$ con el nombre del productor, $B$ con las libras entregadas y $C$ con el precio por libra, que es de…
Una cooperativa de café de Marcala registra en una hoja: columna $A$ con el nombre del productor, $B$ con las libras entregadas y $C$ con el precio por libra, que es de L 40 para todos. Diseñe la hoja: indique en qué celda guardaría el precio, escriba la fórmula del pago de cada productor con referencia absoluta, la fórmula del total pagado por la cooperativa y la de la entrega promedio. Explique qué ventaja tiene esta estructura si el precio cambia a L 45.
Gráficos: elegir bien y construirlos
Los números en una tabla son difíciles de comparar de un vistazo. Un gráfico convierte los datos en una imagen. Para crearlo: seleccione los datos (con sus rótulos), vaya a la pestaña Insertar y elija el tipo de gráfico.
| Tipo | Sirve para | Ejemplo |
|---|---|---|
| Columnas o barras | comparar categorías | libras de café por productor |
| Líneas | ver cómo cambia algo en el tiempo | ventas mes a mes |
| Circular | partes de un todo (pocas categorías) | cómo se reparte un presupuesto en 3 o 4 partes |
Nombre tres tipos de gráficos que se pueden construir en Excel o en Google Sheets y diga, para cada uno, un ejemplo de dato que se representaría bien con él.
Nombre tres tipos de gráficos que se pueden construir en Excel o en Google Sheets y diga, para cada uno, un ejemplo de dato que se representaría bien con él.
Una tabla muestra las ventas mensuales de baleadas en un puesto de La Ceiba: enero 120, febrero 150, marzo 90 y abril 180. Elija el tipo de gráfico más adecuado para…
Una tabla muestra las ventas mensuales de baleadas en un puesto de La Ceiba: enero 120, febrero 150, marzo 90 y abril 180. Elija el tipo de gráfico más adecuado para mostrar cómo cambian las ventas mes a mes, justifique su elección y diga qué elementos debe llevar el gráfico para que se entienda (título, ejes, etiquetas).
Analizar gráficos: ¿circular o barras?
Elegir un gráfico es una decisión: debe ayudar a comparar con facilidad. El gráfico circular funciona bien con pocas categorías de tamaños muy distintos. Cuando hay muchas categorías o algunas son muy pequeñas, las porciones se vuelven rendijas casi imposibles de leer o comparar.
Un gráfico circular muestra la distribución del presupuesto mensual de una familia de San Pedro Sula, con cinco categorías de gasto que suman 100 %, pero una categoría…
Un gráfico circular muestra la distribución del presupuesto mensual de una familia de San Pedro Sula, con cinco categorías de gasto que suman 100 %, pero una categoría tiene el 2 % y otra el 3 %. Analice si el gráfico circular es la mejor opción para este caso, compare con un gráfico de barras y argumente cuál comunica mejor los datos y por qué.
Vuelva al principio: la cooperativa de Marcala guarda el precio en una celda, calcula cada pago con una referencia absoluta (=B2*$E$1), suma con SUMA y promedia con PROMEDIO. Si el precio cambia, se modifica una sola celda y todo se actualiza.