Catálogo de cuentas y registro contable
Valentina vende salteñas en una esquina de Cochabamba y su hermano Diego le ayuda con los números. Ella anota «plata de las salteñas», él escribe «ventas» y un tercer amigo pone «ingresos del día». Los tres hablan de lo mismo, pero con nombres distintos, y a fin de mes nadie se entiende. ¿Cómo se ponen de acuerdo para que todos llamen igual a cada cosa y registren de la misma manera?
Qué es un catálogo de cuentas
Una cuenta es el nombre bajo el cual se registran todos los hechos de un mismo tipo: todo el dinero en efectivo va a «Caja», todas las deudas con proveedores van a «Cuentas por pagar», todo lo que se vende va a «Ventas».
¿Para qué sirve en una tienda, una panadería o una granja?
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Orden: cada hecho tiene un lugar fijo donde anotarse.
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Claridad: quien lea tus libros entiende qué significa cada cuenta.
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Control: se puede sumar todo lo que se vendió o todo lo que se debe.
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Información: sirve para pedir un crédito o presentar datos al SIN.
Por eso, si dos personas usan el mismo catálogo, registran de forma parecida una misma operación. Ejemplo: si ambos tienen «Ventas» y «Caja», una venta al contado de Bs 100 la anotan igual: Caja por un lado y Ventas por el otro. No inventan nombres propios.
Explica qué es un catálogo de cuentas y para qué sirve en una unidad productiva. Indica, con un ejemplo, por qué dos personas que usan el mismo catálogo registran de…
Explica qué es un catálogo de cuentas y para qué sirve en una unidad productiva. Indica, con un ejemplo, por qué dos personas que usan el mismo catálogo registran de forma parecida una misma operación.
Los grupos y los códigos
Las cuentas se ordenan en cinco grupos, que ya conoces de los elementos de la contabilidad. Cada grupo tiene un número, y las cuentas llevan ese número al inicio de su código.
| Código | Grupo | Qué contiene | Ejemplos |
|---|---|---|---|
| 1 | Activo | Lo que la unidad tiene o le deben | Caja, Bancos, Mercaderías, Muebles y enseres, Cuentas por cobrar |
| 2 | Pasivo | Lo que la unidad debe | Cuentas por pagar, Préstamos por pagar |
| 3 | Patrimonio | Lo que pertenece al dueño | Capital |
| 4 | Ingresos | Lo que entra por vender | Ventas |
| 5 | Egresos | Lo que sale para funcionar | Sueldos, Alquileres, Servicios básicos |
Con tres cifras, el primer dígito indica el grupo y los siguientes numeran las cuentas dentro de él: 101 Caja, 102 Inventario de madera, 201 Cuentas por pagar, 401 Ventas, 501 Sueldos. Mirando solo el primer dígito ya sabes si es activo, pasivo, patrimonio, ingreso o egreso.
Un catálogo usa estos códigos: 1 = Activo, 2 = Pasivo, 3 = Patrimonio, 4 = Ingresos, 5 = Egresos. Asigna a cada cuenta el código del grupo al que pertenece: a) Caja. b)…
Un catálogo usa estos códigos: 1 = Activo, 2 = Pasivo, 3 = Patrimonio, 4 = Ingresos, 5 = Egresos. Asigna a cada cuenta el código del grupo al que pertenece:
- a) Caja.
- b) Cuentas por pagar.
- c) Capital.
- d) Ventas.
- e) Alquileres pagados.
Sisa abrirá una pequeña tienda de abarrotes en Oruro. Propón un catálogo de ocho cuentas útiles para su negocio: al menos dos de activo, una de pasivo, una de…
Sisa abrirá una pequeña tienda de abarrotes en Oruro. Propón un catálogo de ocho cuentas útiles para su negocio: al menos dos de activo, una de pasivo, una de patrimonio, una de ingreso y dos de egreso. Asigna a cada una un código numérico y explica por qué eligió ese grupo.
Elegir la cuenta de cada hecho
Para registrar, primero hay que decidir qué cuenta corresponde. Hazlo en dos preguntas: ¿qué cambió? y ¿en qué cuenta del catálogo se anota eso?
| Hecho | Cuenta |
|---|---|
| Dinero en efectivo que tiene el negocio | Caja |
| Dinero depositado en el banco | Bancos |
| Productos o materiales para vender o producir | Inventario de mercaderías (o de insumos) |
| Mesas, máquinas, galpones | Muebles y enseres, Maquinaria, Galpones |
| Un cliente nos debe | Cuentas por cobrar |
| Debemos a un proveedor | Cuentas por pagar |
| Un banco nos prestó dinero | Préstamos por pagar |
| El dueño pone dinero | Capital |
| Se vende un producto | Ventas |
| Se paga al personal | Sueldos |
Tres detalles que causan errores:
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Contado o crédito. Si un cliente se lleva el producto y paga después, no entra a Caja: queda en Cuentas por cobrar. Si compras y pagas después, queda en Cuentas por pagar.
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Préstamo. El dinero que presta un banco aumenta Bancos (activo) pero también crea una deuda: Préstamos por pagar (pasivo).
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Pagar con cheque sale de Bancos, no de Caja.
Un catálogo de cuentas contiene: Caja, Bancos, Inventario de mercaderías, Muebles y enseres, Cuentas por pagar, Capital, Ventas, Sueldos. Indica qué cuenta usarías para…
Un catálogo de cuentas contiene: Caja, Bancos, Inventario de mercaderías, Muebles y enseres, Cuentas por pagar, Capital, Ventas, Sueldos. Indica qué cuenta usarías para registrar cada hecho:
- a) Dinero depositado en el banco.
- b) Pago al personal.
- c) Deuda con un proveedor.
- d) Venta de productos.
Una granja avícola de Santa Cruz usa este catálogo: Caja, Bancos, Inventario de alimento, Galpones, Cuentas por pagar, Capital, Venta de huevos, Compra de alimento,…
Una granja avícola de Santa Cruz usa este catálogo: Caja, Bancos, Inventario de alimento, Galpones, Cuentas por pagar, Capital, Venta de huevos, Compra de alimento, Sueldos. Identifica la cuenta que corresponde a cada operación:
- a) Se paga a los trabajadores.
- b) Se compra alimento para las aves.
- c) Se cobra por los huevos vendidos.
- d) Se construye un galpón nuevo.
Indica además el grupo (activo, pasivo, patrimonio, ingreso o egreso) de cada cuenta que identificaste.
Un taller de calzado de Cochabamba tiene este catálogo: Caja, Bancos, Inventario de cuero, Maquinaria, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Préstamos por pagar,…
Un taller de calzado de Cochabamba tiene este catálogo: Caja, Bancos, Inventario de cuero, Maquinaria, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Préstamos por pagar, Capital, Ventas, Sueldos, Alquileres. Analiza estas operaciones y elige la cuenta más adecuada en cada una. Justifica tu elección:
- a) Un cliente se lleva zapatos y pagará la próxima semana.
- b) El banco deposita Bs 6.000 que el taller devolverá en cuotas.
- c) Se compra una máquina cosedora con un cheque.
- d) Se paga el mes de alquiler del local.
Registrar una operación
Registrar es decir qué cuenta se debita y qué cuenta se acredita, con el monto. Recuerda la partida doble: el total del debe es igual al total del haber.
Procedimiento en tres pasos:
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Identifica las dos (o más) cuentas afectadas, usando el catálogo.
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Decide en cada una si aumenta o disminuye.
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Aplica la regla: ¿va al debe o al haber? Verifica que los montos del debe y del haber sean iguales.
Una carpintería de El Alto usa este catálogo: | Código | Cuenta | |---|---| | 101 | Caja | | 102 | Inventario de madera | | 103 | Herramientas | | 201 | Cuentas por…
Una carpintería de El Alto usa este catálogo:
| Código | Cuenta |
|---|---|
| 101 | Caja |
| 102 | Inventario de madera |
| 103 | Herramientas |
| 201 | Cuentas por pagar |
| 301 | Capital |
| 401 | Ventas |
| 501 | Sueldos |
Registra cada operación indicando el código de la cuenta debitada y de la acreditada:
- a) Compra de madera al contado por Bs 3.000.
- b) Venta de un mueble al contado por Bs 1.800.
- c) Pago de sueldos por Bs 1.200 en efectivo.
Amaru inicia un emprendimiento de api con pastel en La Paz. Usa este catálogo: Caja, Inventario de insumos, Equipo de cocina, Cuentas por pagar, Capital, Ventas,…
Amaru inicia un emprendimiento de api con pastel en La Paz. Usa este catálogo: Caja, Inventario de insumos, Equipo de cocina, Cuentas por pagar, Capital, Ventas, Sueldos, Servicios básicos. Registra, indicando cuenta debitada y acreditada con monto, estas cinco operaciones en orden:
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Amaru aporta Bs 5.000 en efectivo.
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Compra insumos al contado por Bs 800.
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Compra equipo de cocina por Bs 2.000, de los cuales paga Bs 500 al contado y el resto queda a crédito.
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Vende api y pasteles por Bs 1.100 en efectivo.
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Paga Bs 150 de servicios básicos en efectivo.
Verifica que en cada operación el debe sea igual al haber.
Resumen
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El catálogo de cuentas es la lista ordenada de cuentas de una unidad productiva; permite que todos registren con los mismos nombres.
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Los códigos agrupan: 1 Activo, 2 Pasivo, 3 Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Egresos.
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Para elegir la cuenta, pregunta qué cambió y distingue contado de crédito.
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Activo y egresos aumentan al debe; pasivo, patrimonio e ingresos aumentan al haber.
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En cada operación, total del debe = total del haber.
Vuelve al principio: Valentina, Diego y su amigo se ponen de acuerdo usando un solo catálogo, donde «Ventas» (401) es el único nombre para lo que entra al vender salteñas.