Documentos, hojas de cálculo y presentaciones
Tu catedrático de Tecnologías del Aprendizaje y la Comunicación pide: «Entreguen el proyecto de la excursión a Antigua Guatemala». Detrás de esa frase hay siempre una elección: ¿lo escribo, lo calculo o lo presento? Cada tarea pide su herramienta. Usarla bien marca la diferencia entre un trabajo que cuesta media hora y uno que cuesta tres.
En este apartado usaremos como referencia LibreOffice (Writer, Calc e Impress), que es software libre. Todo lo que verás funciona igual, con otros nombres de menú, en las suites de pago (Word, Excel, PowerPoint) y en las de la nube (Google Docs y Hojas de cálculo).
Tres herramientas, tres tareas distintas
Cuando dudes, pregúntate qué necesitas de verdad: texto corrido y largo, procesador de textos; datos y cuentas, hoja de cálculo; mostrar algo visualmente, presentaciones.
¿Con qué suite trabajo?
Las tres herramientas vienen juntas en una suite ofimática. Hay tres caminos:
| Suite de pago instalada | Suite libre instalada (LibreOffice) | Suite en la nube | |
|---|---|---|---|
| Costo | Licencia por computador o suscripción | Sin costo de licencia | Suele haber versión gratuita limitada y planes de pago |
| Actualizaciones | Según la licencia | Gratuitas, las instalas tú | Automáticas, no decides cuándo |
| Trabajo en equipo | Limitado o vía nube del fabricante | Se comparte por archivo; en equipo, con herramientas externas | Varias personas editan a la vez |
| Internet | No la necesita para trabajar | No la necesita para trabajar | Imprescindible (o con funciones sin conexión limitadas) |
¿Por qué importa? Es el tema de la dependencia tecnológica: un colegio que paga licencias o guarda todo en la plataforma de una sola empresa depende de ella. El software libre se puede copiar, instalar y usar sin cobro, aun en un colegio con pocos recursos.
Asocia cada tarea con la herramienta ofimática más adecuada (procesador de textos, hoja de cálculo o programa de presentaciones) y justifica tu elección: (a) redactar…
Asocia cada tarea con la herramienta ofimática más adecuada (procesador de textos, hoja de cálculo o programa de presentaciones) y justifica tu elección: (a) redactar una carta formal a la municipalidad, (b) llevar las cuentas de los gastos de la excursión, (c) exponer el proyecto de ciencias delante de la clase y (d) elaborar un afiche con fotos y textos cortos para el pasillo.
La ventana del procesador y el formato de página
La ventana de un procesador de textos se divide en cuatro zonas:
El corrector ortográfico
El corrector subraya (en rojo, normalmente) las palabras que no están en su diccionario. Algunos también marcan errores de gramática sencillos. No entiende el significado de la frase.
La ventana de un procesador de textos tiene varias zonas: la cinta de opciones con los botones, las reglas, el área de escritura y la barra de estado inferior. Explica…
La ventana de un procesador de textos tiene varias zonas: la cinta de opciones con los botones, las reglas, el área de escritura y la barra de estado inferior. Explica qué muestra o qué permite hacer cada una de esas cuatro zonas.
El profesor pide entregar el trabajo con márgenes de $2.5\ \text{cm}$, interlineado de $1.5$ y texto justificado. Explica qué es cada uno de esos tres ajustes y dónde se…
El profesor pide entregar el trabajo con márgenes de $2.5\ \text{cm}$, interlineado de $1.5$ y texto justificado. Explica qué es cada uno de esos tres ajustes y dónde se cambian en el procesador de textos.
El corrector ortográfico subraya palabras en rojo, pero no lo detecta todo. Explica qué tipo de errores encuentra y pon dos ejemplos de errores que NO detecta (piensa en…
El corrector ortográfico subraya palabras en rojo, pero no lo detecta todo. Explica qué tipo de errores encuentra y pon dos ejemplos de errores que NO detecta (piensa en palabras que existen pero están mal usadas, como «tubo» en lugar de «tuvo»).
Estilos, índice y plantillas
Un estilo es un conjunto guardado de formato (tipo de letra, tamaño, color, espacio) con un nombre: «Título 1», «Título 2», «Cuerpo de texto». Aplicarlo no solo cambia el aspecto: le dice al procesador qué función tiene ese texto.
¿Por qué? Como el procesador sabe qué texto es título, puede recopilarlos en el índice automático y actualizar los números de página. Y si cambias el estilo una sola vez, cambian todos los títulos del documento.
Para que el índice se pueda generar, el documento debe tener sus títulos con estilos de título (Título 1, Título 2…), no con letra grande «a mano». Cuando el trabajo crece y cambian las páginas, se hace clic derecho sobre el índice y se elige Actualizar (en LibreOffice, «Actualizar índice»). La portada se hace en una página aparte, antes del índice.
Plantillas
Una plantilla es un documento modelo ya preparado. Cada archivo nuevo que creas a partir de ella hereda su formato. Si tu instituto tiene una plantilla oficial, usarla garantiza que todos los trabajos se vean uniformes y cumplan las normas sin tener que ajustarlas a mano. Al crear la tuya, define:
-
los tipos de letra (por ejemplo, uno para títulos y otro para el cuerpo);
-
los estilos de título y de texto, con sus tamaños e interlineado;
-
la portada (nombre del instituto, materia, nombre del estudiante);
-
los márgenes y la numeración de páginas.
En un procesador de textos se puede poner un título en grande cambiando la letra a mano o aplicando un estilo de título. Explica qué diferencia hay entre ambas formas y…
En un procesador de textos se puede poner un título en grande cambiando la letra a mano o aplicando un estilo de título. Explica qué diferencia hay entre ambas formas y qué ventajas tiene usar estilos en un documento largo.
Un documento largo necesita portada e índice. Explica qué tiene que cumplir el documento para que el índice se pueda generar automáticamente y qué hay que hacer para…
Un documento largo necesita portada e índice. Explica qué tiene que cumplir el documento para que el índice se pueda generar automáticamente y qué hay que hacer para actualizarlo cuando el trabajo crece y cambian las páginas.
Explica qué es una plantilla de documento, qué ventaja tiene usar la plantilla oficial del instituto para los trabajos y qué elementos definirías al crear una plantilla…
Explica qué es una plantilla de documento, qué ventaja tiene usar la plantilla oficial del instituto para los trabajos y qué elementos definirías al crear una plantilla propia (tipos de letra, estilos, portada, márgenes).
Imágenes y tablas dentro del documento
Al insertar una foto, el procesador la trata como un objeto con un ajuste:
-
En línea con el texto: la imagen se comporta como una letra enorme; ocupa su propio renglón y no mueve el resto.
-
Con el texto rodeándola: el texto se acomoda alrededor de la imagen, que puedes colocar junto al párrafo que ilustra.
Para ilustrar un párrafo concreto sin romper la maquetación, conviene «en línea» si va sola entre párrafos, o «texto alrededor» si va al lado del párrafo que explica. Sin ajuste, la foto empuja todo el texto y lo desordena.
Tablas
Para datos en filas y columnas (un horario, una lista de materiales), usa una tabla y no tabulaciones. Con tabuladores, en cuanto una palabra es más larga que las demás, todo se descoloca. La tabla se reajusta sola, admite bordes, color y celdas combinadas.
Para el horario de la clase: Insertar › Tabla › 3 columnas (por ejemplo, Hora, Curso, Salón) y tantas filas como horas; escribe en cada celda y da formato a la fila de encabezados.
Al pegar una foto en medio de un documento, todo el texto se mueve y queda desordenado. Explica qué son las opciones de ajuste de imagen (en línea con el texto, con el…
Al pegar una foto en medio de un documento, todo el texto se mueve y queda desordenado. Explica qué son las opciones de ajuste de imagen (en línea con el texto, con el texto rodeándola) y cuál elegirías para ilustrar un párrafo concreto sin romper la diagramación.
En un procesador de textos se pueden alinear datos con tabulaciones o con una tabla. Explica qué diferencia hay, por qué la tabla es más ordenada y robusta, y describe…
En un procesador de textos se pueden alinear datos con tabulaciones o con una tabla. Explica qué diferencia hay, por qué la tabla es más ordenada y robusta, y describe cómo insertarías una tabla de tres columnas para el horario de la clase.
La hoja de cálculo: fórmulas que trabajan solas
Si cambias un dato, todas las fórmulas que dependen de él se recalculan solas. Por eso la hoja es tan útil para cuentas que pueden variar.
Referencias absolutas
A veces un dato debe quedarse fijo al copiar (un porcentaje, un precio único). Se fija con el signo de pesos: $F$1 siempre apunta a F1. Es la referencia absoluta. Con F1 sin signos, la referencia se desplazaría.
Funciones, ordenar y filtrar
Una función es una fórmula ya preparada. En español se escriben así; en LibreOffice los argumentos se separan con punto y coma (según la configuración, también con coma):
| Función | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
SUMA |
Suma | =SUMA(B2:B6) |
PROMEDIO |
Media aritmética | =PROMEDIO(B2:B6) |
MEDIANA |
Valor central | =MEDIANA(B2:B6) |
MODA |
Valor que más se repite | =MODA(B2:B6) |
MAX, MIN |
Mayor y menor | =MAX(B2:B6) |
SI |
Decide según una condición | =SI(B2>=60;"Ganó";"Perdió") |
BUSCARV |
Busca un dato en una tabla | =BUSCARV(A2;E2:F10;2;0) |
¿Por qué? Estas funciones son medidas de tendencia central (promedio, mediana, moda) y de dispersión (máximo y mínimo dan el rango: =MAX(B2:B6)-MIN(B2:B6); DESVEST da la desviación estándar). Resumen cada conjunto de datos con pocos números.
Punteos de cinco evaluaciones (de 0 a 100): 70, 80, 80, 90, 60. Prueba cambiando los datos:
Aquí el promedio es $380/5 = 76$, la mediana es $80$, la moda es $80$ y el rango es $90-60=30$. Programas libres como Jamovi o JASP hacen este análisis con más detalle.
Ordenar y filtrar sin romper los datos
Imagina una tabla con A (Nombre), B (Apellidos), C (Grado) y D (Punteo final). Cada fila es un registro: sus cuatro datos van juntos.
Presupuesto comprobable y gráficos
Una buena hoja de presupuesto tiene la estructura: A: concepto, B: cantidad, C: precio unitario, D: importe. Escribe cantidades y precios como números; la moneda se aplica con el formato de celda, no tecleándola.
Presupuesto de la salida de fin de año
Para 28 estudiantes: bus Q2,800 en total; entradas Q40 por estudiante; refacción Q20 por estudiante (cifras de ejemplo).
| Concepto | Cantidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|
| Bus | 1 | 2800 | =B2*C2 |
| Entradas | 28 | 40 | =B3*C3 |
| Refacción | 28 | 20 | =B4*C4 |
| Total general | =SUMA(D2:D4) |
||
| Por persona | =D5/28 |
Resultados: Q2,800, Q1,120 y Q560; total general Q4,480; por persona Q160. Mejor aún: guarda el 28 en una celda (por ejemplo B7) y escribe =D5/B7, así, si cambia el grupo, se recalcula solo.
Qué gráfico usar
Para el presupuesto, el reparto del gasto entre bus, entradas y refacción se presenta con una gráfica circular, con título y etiquetas de porcentaje. Un gráfico de la hoja se actualiza solo cuando cambian los datos.
Presentaciones que comunican
Una diapositiva debe apoyar lo que dices, no sustituirlo. Si la llenas con un párrafo y lo lees en voz alta, el público deja de escucharte para leer la pantalla.
Además, una diapositiva lleva máximo siete líneas, con letra legible y buen contraste.
Una diapositiva sobre la fotosíntesis podría decir solo: «Fotosíntesis: luz + CO₂ + agua → alimento + oxígeno», con un dibujo de una hoja. El resto lo cuentas tú.
Notas del orador
Son un espacio que solo ve quien expone. Ahí escribes lo que quieres decir (datos, ejemplos, la secuencia de ideas, una cifra difícil de recordar), no el discurso palabra por palabra. Con ellas puedes mantener las diapositivas limpias y no leerlas.
¿Cuántas diapositivas?
Una presentación de 40 diapositivas cargadas de texto y con todas las animaciones pierde al público: no se distingue la idea principal. Una de 10 sobrias, con una idea por diapositiva, comunica mejor. Una presentación completa tiene portada, contenido y cierre con referencias. Una norma propia razonable es contar una diapositiva por minuto de exposición como máximo y que cada una se entienda en cinco segundos.
La presentación de un compañero tiene diapositivas con párrafos enteros copiados del trabajo escrito, y él las lee en voz alta durante la exposición. Explica qué…
La presentación de un compañero tiene diapositivas con párrafos enteros copiados del trabajo escrito, y él las lee en voz alta durante la exposición. Explica qué problema tiene esa forma de presentar y reescribe el contenido de esta diapositiva aplicando las normas de una buena presentación: «La fotosíntesis es el proceso mediante el cual las plantas, las algas y algunas bacterias transforman la energía de la luz solar en energía química, absorbiendo dióxido de carbono del aire y agua del suelo para fabricar su propio alimento y liberando oxígeno como producto de desecho, proceso que resulta imprescindible para la vida en la Tierra».
Los programas de presentaciones tienen «notas del orador» que solo ve quien expone. Explica para qué sirven, qué escribirías en ellas para la exposición de un trabajo (y…
Los programas de presentaciones tienen «notas del orador» que solo ve quien expone. Explica para qué sirven, qué escribirías en ellas para la exposición de un trabajo (y qué no escribirías) y cómo te ayudan a no leer las diapositivas.
Compara estas dos presentaciones sobre el mismo tema: una de 40 diapositivas cargadas de texto, con todas las animaciones activadas, y otra de 10 diapositivas sobrias…
Compara estas dos presentaciones sobre el mismo tema: una de 40 diapositivas cargadas de texto, con todas las animaciones activadas, y otra de 10 diapositivas sobrias con una idea por diapositiva. Valora cuál comunicará mejor el mensaje, justifica tu respuesta con criterios concretos y propón una norma propia sobre número de diapositivas.
Presentaciones accesibles
Una diapositiva debe poder leerla quien ve mal o está al fondo del salón. Tres criterios básicos:
-
Contraste: texto oscuro sobre fondo claro (o al revés). El gris claro sobre blanco casi no se lee.
-
Tamaño: letra grande (como referencia, 24 puntos o más para el texto).
-
Imágenes con función: que no tapen el texto; las decorativas, discretas, y las informativas, con texto alternativo.
Mejoras para la diapositiva del problema: (1) cambiar a texto oscuro sobre fondo claro, para que se lea de lejos; (2) subir el tamaño de letra; (3) mover o quitar la foto para que no tape el título y ponerle texto alternativo si aporta información. Así llega el mensaje a todos, no solo a quien está en primera fila.
Una diapositiva tiene texto gris claro sobre fondo blanco, letra pequeña y una foto decorativa que tapa parte del título. Evalúa su accesibilidad pensando en quien ve…
Una diapositiva tiene texto gris claro sobre fondo blanco, letra pequeña y una foto decorativa que tapa parte del título. Evalúa su accesibilidad pensando en quien ve mal o está al fondo del salón de clases, y propón tres mejoras concretas de diseño, explicando qué problema resuelve cada una.
Compartir, formatos y trabajo en equipo
¿Por qué? El PDF fija la posición de cada elemento e incrusta las tipografías, así que se ve igual en cualquier dispositivo. Los catedráticos lo prefieren porque (1) el diseño no se descompone al abrirlo en otra computadora o celular y (2) evita cambios accidentales o de última hora en lo entregado.
Formatos abiertos y propietarios
Un formato abierto tiene su especificación pública, y cualquier programa puede implementarlo (por ejemplo, OpenDocument: .odt, .ods, .odp; también PDF y CSV). Un formato propietario pertenece a una empresa y está pensado para sus programas (muchos formatos de las suites de pago).
Cuando aparece «formato no compatible», es porque el programa que abres no entiende ese formato o su versión. Dos soluciones: (1) pedir el archivo en PDF o en un formato abierto; (2) instalar una suite libre que abra y guarde varios formatos (o abrirlo en una suite en la nube). Con formatos complejos puede cambiar la maquetación, así que conviene revisar el resultado.
Flujo de trabajo en equipo
Un orden razonable: (1) cada persona termina su parte en su herramienta; (2) la de los cálculos exporta gráficos como imagen y, si hace falta, la tabla como imagen o copia sus valores; (3) la del texto exporta lo que vaya a mostrar (títulos, frases clave) o lo copia; (4) quien maqueta la presentación reúne todo y (5) se genera el PDF final, y se conserva una copia editable de cada parte. Problemas típicos: formato que cambia al pegar, tipografías ausentes en otra computadora, gráficos que dejan de estar enlazados a los datos, versiones distintas del mismo archivo y nombres de archivo confusos.
Combinación de correspondencia
La combinación de correspondencia manda cartas personalizadas a mucha gente: una carta base con campos y una tabla con los datos. Para 120 citaciones a una reunión de padres de familia con el maestro guía, la hoja de cálculo debe tener una columna por dato y una fila por persona:
| Nombre del estudiante | Grado | Fecha | Hora |
|---|---|---|---|
| Ana Lucía Pérez Xoy | 2.° A | 14 de octubre | 5:00 p. m. |
| Josué Tzoc López | 2.° B | 14 de octubre | 5:30 p. m. |
Si todo está mezclado en una sola columna («Nombre del estudiante, Grado, Fecha y Hora»), el procesador no puede separar los datos: no sabe dónde empieza y dónde acaba cada uno y no puede insertar solo el nombre o solo la hora.
Carta base (los campos entre «»):
«Estimados padres de familia de «Nombre del estudiante», de «Grado»: los citamos a la reunión de padres de familia el «Fecha» a las «Hora». Agradecemos su asistencia. Atentamente, la dirección del instituto.»
Los campos se insertan en el lugar exacto donde irá cada dato (en LibreOffice Writer, con Insertar › Campo › Más campos, o con el asistente de Herramientas › Asistente para combinar correspondencia). Al combinar, se genera una carta por cada fila.
Al entregar trabajos se suele pedir formato PDF. Explica qué conserva un PDF tal cual lo diseñaste, qué no se puede hacer fácilmente con él y dos razones por las que los…
Al entregar trabajos se suele pedir formato PDF. Explica qué conserva un PDF tal cual lo diseñaste, qué no se puede hacer fácilmente con él y dos razones por las que los catedráticos lo prefieren frente al documento editable.
En un trabajo de grupo, una persona redacta el texto con el procesador, otra prepara los cálculos en una hoja y otra maqueta la presentación final. Diseña el flujo de…
En un trabajo de grupo, una persona redacta el texto con el procesador, otra prepara los cálculos en una hoja y otra maqueta la presentación final. Diseña el flujo de trabajo para unir las tres partes sin perder información ni formato: qué se exporta de cada herramienta, en qué orden y qué problemas pueden aparecer al mezclarlo todo.
Vuelve al principio: si el trabajo consiste en redactar explicaciones largas, elige el procesador de textos; si incluye cuentas que pueden cambiar, la hoja de cálculo; y si debes defenderlo frente al grupo, una presentación sobria de apoyo. Para entregar, un PDF. Y la excursión a Antigua se presenta con una diapositiva sobria y un PDF final.