La hoja de cálculo: fórmulas, funciones y gráficas
Sucely atiende una tienda de la esquina y cada noche suma las ventas del día con una calculadora. Cuando el precio de un producto sube, tiene que rehacer todas las cuentas. ¿Y si la computadora hiciera las cuentas sola y las corrigiera al cambiar un dato? Para eso sirve la hoja de cálculo (Excel u otra hoja electrónica). Al final de la página volverás a su problema.
Celdas y fórmulas
Una hoja de cálculo es una cuadrícula. Las columnas llevan letras (A, B, C…) y las filas llevan números (1, 2, 3…). Cada cuadro es una celda y su nombre es la letra seguida del número: B2 es la columna B, fila 2. Un grupo de celdas es un rango: B2:B8 va de B2 hasta B8.
En una celda puedes escribir un texto, un número o una fórmula. Una fórmula siempre empieza con el signo =. Ese signo le avisa a la hoja: «no guardes lo que sigue como texto, calcúlalo». Sin el =, la hoja mostraría la fórmula escrita tal cual y no haría ninguna cuenta.
Las operaciones son: + suma, - resta, * multiplicación, / división y ^ potencia. La hoja respeta la jerarquía de operaciones; usa paréntesis para decidir el orden.
En una hoja de cálculo, la celda B2 contiene 45 y la celda B3 contiene 30. Escribe la fórmula que colocarías en la celda B4 para obtener la suma de ambas y explica por…
En una hoja de cálculo, la celda B2 contiene 45 y la celda B3 contiene 30. Escribe la fórmula que colocarías en la celda B4 para obtener la suma de ambas y explica por qué la fórmula debe comenzar con el signo igual.
Referencias relativas y absolutas
Cuando copias una fórmula hacia abajo o hacia el lado, la hoja la ajusta sola. Si en C2 escribes =B2*2 y la copias a C3, se convierte en =B3*2. Eso es una referencia relativa: cambia según la posición de la celda donde la pegas. Es lo que se usa casi siempre.
A veces una celda debe quedarse fija al copiar, por ejemplo la que guarda la tasa del IVA. Para eso existe la referencia absoluta: se escribe con el signo de dólar antes de la letra y del número, como $A$1. Con el signo de dólar la referencia no se mueve nunca. Hay también las mixtas: $A1` fija la columna y `A$1 fija la fila. En muchas computadoras puedes poner esos signos presionando la tecla F4 con la celda escrita.
| Tipo | Ejemplo con la celda A1 | Al copiar |
|---|---|---|
| Relativa | A1 |
Cambia a A2, A3… (o B1, C1…) |
| Absoluta | $A$1 |
Siempre sigue siendo A1 |
| Mixta | $A1` o `A$1 |
Se fija solo la columna o solo la fila |
Define qué es una referencia relativa y qué es una referencia absoluta en una hoja de cálculo. Escribe un ejemplo de cada una usando la celda A1.
Define qué es una referencia relativa y qué es una referencia absoluta en una hoja de cálculo. Escribe un ejemplo de cada una usando la celda A1.
Sucely lleva el control de ventas de su tienda en una hoja de cálculo. En la columna B anota el precio sin IVA de cada artículo (desde B2 hasta B8). El IVA es del 12 %.…
Sucely lleva el control de ventas de su tienda en una hoja de cálculo. En la columna B anota el precio sin IVA de cada artículo (desde B2 hasta B8). El IVA es del 12 %. Escribe la fórmula que calcularía el precio con IVA en la celda C2, de modo que pueda copiarla hacia abajo hasta C8. Explica si necesitas referencias absolutas y por qué.
Funciones
Una función es una fórmula ya preparada. Se escribe con su nombre y, entre paréntesis, los datos que usa. Si necesitas sumar 100 celdas, =SUMA(B2:B101) es mucho mejor que =B2+B3+B4+….
| Función | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
SUMA |
Suma un rango | =SUMA(B2:B3) |
PROMEDIO |
Calcula el promedio | =PROMEDIO(C2:C6) |
MAX |
Devuelve el valor mayor | =MAX(C2:C6) |
MIN |
Devuelve el valor menor | =MIN(C2:C6) |
CONTAR |
Cuenta cuántas celdas tienen números | =CONTAR(C2:C6) |
Las notas de 5 estudiantes están en las celdas C2 a C6. Indica qué funciones usarías para obtener el promedio, la nota más alta y la nota más baja, y escribe cómo se…
Las notas de 5 estudiantes están en las celdas C2 a C6. Indica qué funciones usarías para obtener el promedio, la nota más alta y la nota más baja, y escribe cómo se escribiría cada una.
Ordenar datos
Ordenar sirve para ver primero lo más importante: las notas más altas, los precios más bajos, los nombres en orden alfabético. Se puede ordenar de menor a mayor (A a Z) o de mayor a menor (Z a A).
Cada fila es un registro: el nombre de un estudiante y su punteo pertenecen juntos. Por eso, antes de ordenar hay que seleccionar toda la tabla (todas las columnas relacionadas) y elegir en qué columna se basa el orden.
| Antes | Nombre | Punteo |
|---|---|---|
| Diego | 72 | |
| Ixchel | 95 | |
| Josué | 60 |
Si ordenas de mayor a menor por la columna «Punteo» con toda la tabla seleccionada, queda Ixchel 95, Diego 72, Josué 60: cada nombre se movió junto con su nota.
En una hoja con los nombres y punteos de 30 estudiantes de una clase quieres ver primero a los de mayor nota. Explica cómo ordenarías los datos de mayor a menor, por qué…
En una hoja con los nombres y punteos de 30 estudiantes de una clase quieres ver primero a los de mayor nota. Explica cómo ordenarías los datos de mayor a menor, por qué es importante seleccionar todas las columnas relacionadas antes de ordenar y qué error ocurriría si ordenaras solo la columna de punteos.
Gráficas
Los números en una tabla cuestan para ver patrones. Una gráfica los vuelve visibles. Para crearla, selecciona los datos (con sus rótulos) y usa Insertar → Gráfico. El tipo se elige según la pregunta que quieras responder.
| Tipo | Úsalo para… |
|---|---|
| Columnas (o barras) | Comparar valores entre categorías (ventas de cada día) |
| Líneas | Ver cómo cambia algo con el tiempo (temperatura cada hora) |
| Circular («pastel») | Mostrar qué parte del total es cada categoría |
Una hoja de cálculo muestra las ventas semanales de un puesto del mercado de Chichicastenango: Lunes: Q450 Martes: Q380 Miércoles: Q520 Jueves: Q410 Viernes: Q690 Indica…
Una hoja de cálculo muestra las ventas semanales de un puesto del mercado de Chichicastenango:
Lunes: Q450
Martes: Q380
Miércoles: Q520
Jueves: Q410
Viernes: Q690
Indica qué tipo de gráfica elegirías para comparar las ventas de cada día y cuál para mostrar la proporción de cada día respecto al total de la semana. Justifica tus elecciones y calcula el total de ventas de la semana.
Decisiones con SI y SUMAR.SI
A veces el resultado depende de una condición. La función SI revisa algo y responde una cosa si es verdadero y otra si es falso:
=SI(condición, si_verdadero, si_falso)
Para comparar se usan >, <, >=, <=, = y <> (distinto). Los textos van entre comillas.
Otra función útil es SUMAR.SI, que suma solo las celdas que cumplen un criterio: =SUMAR.SI(rango_criterio, criterio, rango_a_sumar).
Una tienda de abarrotes registra en una hoja de cálculo sus ventas con las columnas: producto, cantidad vendida, precio unitario y categoría («granos», «bebidas»,…
Una tienda de abarrotes registra en una hoja de cálculo sus ventas con las columnas: producto, cantidad vendida, precio unitario y categoría («granos», «bebidas», «limpieza»). Se pide:
- a) Escribe la fórmula para calcular el total de cada venta.
- b) Indica qué función usarías para obtener la suma de las ventas solo de la categoría «granos».
- c) Propón una fórmula con la función SI que muestre «Reponer» cuando el inventario sea menor a 10 unidades y «Suficiente» en caso contrario.
Explica la lógica de cada fórmula.
Un caso contable: el préstamo
Las hojas de cálculo se usan mucho en contabilidad: llevan cuentas de ventas, gastos y deudas. Veamos un caso. Una cooperativa le presta a una familia Q12,000 que se paga con 12 cuotas mensuales iguales de Q1,100. Queremos saber en cada mes cuánto se ha pagado y cuánto falta.
Una cooperativa registra en una hoja un préstamo de Q12,000 con pagos mensuales iguales de Q1,100 durante 12 meses. Construye, describiendo las columnas y fórmulas, una…
Una cooperativa registra en una hoja un préstamo de Q12,000 con pagos mensuales iguales de Q1,100 durante 12 meses. Construye, describiendo las columnas y fórmulas, una tabla que muestre mes, pago, total pagado acumulado y saldo pendiente respecto al monto prestado. Calcula cuánto se habrá pagado en total al final, cuánto se pagó de más respecto al préstamo y explica para qué serviría una macro en este trabajo.
Vuelve al principio: Sucely ya no necesita la calculadora. Escribe los precios en B2:B8, usa =SUMA(B2:B8) para el total del día y =B2*(1+$E$1) para el precio con IVA. Si cambia un precio o la tasa, todo se actualiza solo.