Tablas, consultas, formularios e informes
Sucely atiende una tienda de la esquina en Xela. Lleva las ventas en un cuaderno: cada vez que Don Rigoberto compra, ella vuelve a escribir su nombre, su teléfono y su dirección. Un día cambia de número y ella tiene que buscar en todo el cuaderno. ¿Cómo se organizaría esta información en la computadora para no repetir datos ni equivocarse? Lo verás en este apartado y lo resolverás al final.
La tabla: registros y campos
Una base de datos es un conjunto de información organizada para guardarla, buscarla y actualizarla fácilmente. Programas como Access o LibreOffice Base sirven para manejarlas.
Cada campo tiene un tipo de dato: texto (nombre), número (existencia), fecha (fecha de compra), moneda (precio en Q) o sí/no. El tipo evita errores: en un campo de fecha no se puede escribir «mañana».
Define qué es una tabla en una base de datos y explica qué representan sus filas (registros) y sus columnas (campos). Pon un ejemplo con una tabla de estudiantes.
Define qué es una tabla en una base de datos y explica qué representan sus filas (registros) y sus columnas (campos). Pon un ejemplo con una tabla de estudiantes.
Clave primaria
En la tabla hay dos estudiantes en 4° bachillerato, y podría haber dos con el mismo nombre. ¿Cómo distinguir un registro de otro sin confundirse?
Por eso en «Estudiantes» la clave es el carné, no el nombre: dos personas pueden llamarse igual, pero no tener el mismo carné. En una tabla de clientes, el NIT sirve como clave primaria porque cada contribuyente tiene uno solo. El nombre no sirve porque se repite y puede escribirse de varias formas («José» y «Jose»). Si ningún dato natural es único, la base crea un número consecutivo automático (1, 2, 3…).
Define qué es una clave primaria y explica por qué en una tabla de clientes el número de NIT podría usarse como clave primaria, mientras que el nombre no sería una buena…
Define qué es una clave primaria y explica por qué en una tabla de clientes el número de NIT podría usarse como clave primaria, mientras que el nombre no sería una buena opción.
Tablas relacionadas
Una librería de Cobán necesita guardar clientes y pedidos. Si en cada pedido repite el nombre y el teléfono del cliente, habrá datos duplicados. La solución es usar dos tablas y conectarlas.
Clientes: código (clave primaria), nombre, teléfono.
Pedidos: número de pedido (clave primaria), código del cliente, fecha, total.
El campo «código del cliente» de Pedidos es una clave foránea: guarda el valor de la clave primaria de otra tabla y así los enlaza.
Así, si el cliente cambia de teléfono, se corrige en un solo lugar y todos sus pedidos quedan al día.
Una librería de Cobán maneja dos tablas: «Clientes» (código, nombre, teléfono) y «Pedidos» (número de pedido, código del cliente, fecha, total). Explica cómo se…
Una librería de Cobán maneja dos tablas: «Clientes» (código, nombre, teléfono) y «Pedidos» (número de pedido, código del cliente, fecha, total). Explica cómo se relacionan ambas tablas, cuál es la clave primaria de cada una y cuál sería la clave foránea.
Evitar la repetición de datos
Una clínica guarda todo en una sola tabla: paciente, dirección, fecha de consulta y médico. Cada visita repite los datos del paciente.
| Paciente | Dirección | Fecha | Médico |
|---|---|---|---|
| Diego Morales | Zona 3, Xela | 10/03/2025 | Dra. Castillo |
| Diego Morales | Zona 3, Xela | 02/05/2025 | Dr. Chávez |
| Diego Morales | Zona 3, Xela | 18/08/2025 | Dra. Castillo |
Problemas:
-
Repetición: la dirección se escribe tres veces.
-
Errores al actualizar: si Diego se muda y se corrige solo una fila, la base queda con dos direcciones distintas.
-
Desperdicio de espacio: miles de visitas repiten los mismos datos.
La solución es separar en tablas relacionadas: Pacientes (código, nombre, dirección), Médicos (código, nombre) y Consultas (número, código del paciente, código del médico, fecha). Las claves foráneas de Consultas enlazan con las otras dos.
Una clínica guarda en una sola tabla el nombre del paciente, su dirección, la fecha de cada consulta y el nombre del médico, repitiendo todos los datos del paciente en…
Una clínica guarda en una sola tabla el nombre del paciente, su dirección, la fecha de cada consulta y el nombre del médico, repitiendo todos los datos del paciente en cada visita. Analiza los problemas que esto provoca (repetición, errores al actualizar, desperdicio de espacio) y propón un diseño con tablas relacionadas, indicando claves primarias y foráneas.
Consultas
Una tienda tiene 200 productos (código, nombre, precio, existencia). El encargado quiere saber qué productos caros se están acabando. La consulta en lenguaje común sería: «Mostrar el nombre, el precio y la existencia de los productos cuyo precio sea mayor a Q50 y cuya existencia sea menor a 5».
Con Y, el registro debe cumplir las dos condiciones. Con O, basta con una. Para el encargado la utilidad es clara: sabe qué reponer primero sin revisar los 200 productos uno por uno.
Explica en una o dos frases para qué sirve cada uno de estos objetos de una base de datos: consulta, formulario e informe.
Explica en una o dos frases para qué sirve cada uno de estos objetos de una base de datos: consulta, formulario e informe.
En una tabla «Productos» de una tienda hay 200 registros con los campos: código, nombre, precio y existencia. Redacta, en lenguaje común, la consulta que mostraría solo…
En una tabla «Productos» de una tienda hay 200 registros con los campos: código, nombre, precio y existencia. Redacta, en lenguaje común, la consulta que mostraría solo los productos cuyo precio sea mayor a Q50 y cuya existencia sea menor a 5 unidades. Explica qué utilidad tendría para el encargado de la tienda.
Formularios e informes
Andrea diseña un formulario para las ventas de una papelería. Para una factura sencilla incluiría:
| Campo | Tipo de dato |
|---|---|
| Número de factura | Número (autonumérico) |
| Fecha | Fecha |
| NIT del cliente | Texto |
| Descripción del producto | Texto |
| Cantidad | Número |
| Precio unitario | Moneda (Q) |
| Total | Moneda (Q) |
Un formulario es mejor que escribir en la tabla porque muestra los campos con etiquetas claras, valida los datos (una fecha no acepta texto), ofrece listas desplegables y evita borrar o dañar otros registros por accidente.
Los informes responden a necesidades como «ventas del mes por cliente con total general». Se basan en consultas, agrupan los registros por un campo (por ejemplo, por cliente), calculan subtotales y un total general.
Para grabar y recuperar sin pérdidas: guardar con frecuencia, hacer copias de seguridad periódicas (en otro dispositivo o en la nube), dar nombres claros a los archivos y restringir quién puede modificar los datos.
Andrea diseña un formulario para registrar las ventas de una papelería. Indica qué campos incluiría para una factura sencilla (al menos cinco), qué tipo de dato…
Andrea diseña un formulario para registrar las ventas de una papelería. Indica qué campos incluiría para una factura sencilla (al menos cinco), qué tipo de dato asignaría a cada uno (texto, número, fecha, moneda) y por qué un formulario es preferible a escribir directamente en la tabla.
Una distribuidora de café de Huehuetenango necesita un informe mensual con los clientes, el total comprado por cada uno y el total general, a partir de las tablas…
Una distribuidora de café de Huehuetenango necesita un informe mensual con los clientes, el total comprado por cada uno y el total general, a partir de las tablas «Clientes», «Pedidos» y «Detalle de pedido». Describe qué consultas y relaciones se necesitarían, cómo agruparías los datos para el informe y qué medidas tomarías para grabar y recuperar la información de forma eficiente y sin pérdidas.
Vuelve al principio: Sucely crearía una tabla Clientes (NIT como clave primaria, nombre, teléfono) y otra Ventas con el NIT como clave foránea. Si Don Rigoberto cambia de número, lo corrige en un solo registro.