Werkzeuge für Kommunikation und Teamarbeit

Ordne jeder Situation das am besten geeignete Werkzeug zu und begründe deine Wahl: (a) formelle Informationen bei der Gemeinde anfragen, (b) sich mit Freunden für Samstag verabreden, (c) eine Arbeit zu viert gleichzeitig schreiben und (d) ein Projekt einem Mitschüler vorstellen, der krank zu Hause ist.

Erkläre die Unterschiede zwischen Instant Messaging und E-Mail: Wer liest sie üblicherweise, wann wird eine Antwort erwartet, welcher Ton wird verwendet und wie werden jeweils Dateien geteilt.

Eine E-Mail besteht aus mehreren Teilen: „An“, „CC“, „Betreff“, „Nachrichtentext“ und „Anhänge“. Erkläre, wozu jeder Teil dient, und begründe, welches Problem entsteht, wenn der Betreff leer bleibt oder nur „Hallo“ lautet.

Wenn du eine E-Mail beantwortest, die an mehrere Personen gesendet wurde, kannst du „Antworten“ oder „Allen antworten“ wählen. Erkläre den Unterschied und entscheide, welche Funktion du in den folgenden Fällen verwenden würdest: (a) dem Lehrer bestätigen, dass du die Aufgabe erhalten hast, wobei er die E-Mail an die ganze Klasse geschickt hat, und (b) einen nützlichen Link zu einer Frage beisteuern, die der Lehrer der ganzen Gruppe gestellt hat.

Emojis helfen dabei, Nachrichten einen Ton zu geben, sind aber nicht immer angemessen. Ordne diese drei Nachrichten als „angemessen“ oder „weniger angemessen“ ein und begründe es: (a) ein „danke 😊“ im Chat mit Freunden, (b) eine E-Mail an den Schulleiter mit drei lachenden Emojis und (c) ein „gute Arbeit 👍“ im gemeinsamen Dokument der Gruppe.

Erkläre den Unterschied zwischen einer Chatgruppe, in der alle schreiben, und einem reinen Ankündigungskanal, in dem nur die Person schreibt, die ihn verwaltet. Welchen würdest du für die offiziellen Mitteilungen der Lehrkräfte an die Klasse wählen und warum?

Erkläre, was ein gemeinsamer Kalender ist und wie eine Einladung zu einem Termin funktioniert (wer sie erstellt, wer sie annimmt, welche Erinnerungen es gibt). Nenne ein Beispiel dafür, wie deine Klasse ihn nutzen würde, um die Abgabetermine des Halbjahres zu organisieren.

Die Abbildung vergleicht zwei Arten, in einer Dreiergruppe am selben Dokument zu arbeiten.

Gib an, welche Methode du für eine Gruppenarbeit wählen würdest und warum, und nenne ein konkretes Problem, das bei der Methode mit E-Mail-Anhängen auftreten kann.

Im gemeinsamen Dokument der Gruppe löscht jemand versehentlich zwei Absätze, die eine andere Person geschrieben hatte, und niemand bemerkt es bis zum nächsten Tag. Erkläre, welche Werkzeuge Cloud-Dokumente bieten, um den verlorenen Text wiederherzustellen, und welche Arbeitsregeln verhindern würden, dass es erneut passiert.

Gemeinsame Dokumente kennen drei Berechtigungen: ansehen, kommentieren und bearbeiten. Erkläre, was eine Person mit jeder Berechtigung tun kann, und weise in diesen Fällen die passende zu: (a) der Lehrer prüft den Entwurf, (b) deine Teamkollegin arbeitet am Inhalt und (c) eine andere Gruppe sieht es sich als Beispiel an.

Du möchtest das Projektvideo, das $300\ \text{MB}$ groß ist, per E-Mail verschicken, und das Limit für Anhänge beträgt $25\ \text{MB}$. Erkläre, warum es keine gute Idee ist, es zu versuchen, welche Alternative Cloud-Dienste bieten (freigegebener Link) und welche zwei Dinge du am Link prüfen musst, bevor du ihn verschickst.

Ein Team-Videoanruf scheitert: Alle reden gleichzeitig, niemand macht Notizen und nach dem Auflegen weiß keiner mehr, was beschlossen wurde. Schlage Regeln für die nächste Besprechung vor und nenne Funktionen des Werkzeugs selbst, die helfen können, sie einzuhalten.

Ein Aufgabenboard hat drei Spalten: „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Erkläre, wie du darin die Aufteilung der Projektarbeit organisieren würdest: Was wird auf jede Karte geschrieben, wer verschiebt die Karten und wann, und welchen Vorteil hat das gegenüber einer nur mündlichen Aufgabenverteilung?

Nach zwei Wochen Projektarbeit herrscht in deinem Team Chaos: Zwei Mitglieder haben dieselbe Aufgabe doppelt erledigt, niemand hat das Material besorgt, weil sie „nicht wussten, wer dran ist“, und ihr erinnert euch nicht mehr, welche Maße für das Modell vereinbart wurden. Entwirf eine Vorlage für ein digitales Besprechungsprotokoll, die diese Probleme von Grund auf löst. Begründe, welche Felder du aufnimmst, um jeden der beschriebenen Fehler zu vermeiden, und zeige an einem Beispiel, wie es nach einer 15-minütigen Besprechung ausgefüllt aussehen würde.

Deine Gruppe hat drei Wochen Zeit für ein Projekt. Organisiere die Kommunikation: Entscheide, welchen Kanal ihr für welches Bedürfnis nutzt (wichtige Entscheidungen, die festgehalten werden müssen, schnelle Fragen im Alltag, endgültige Dateien und Besprechungen zum Stand des Projekts), und begründe jede Wahl.

Im gemeinsamen Ordner der Gruppe legt jeder seine eigenen Unterordner an und es gibt drei Ordner namens „Fotos“. Schlage vor, wer die anfängliche Ordnerstruktur wie erstellen sollte, welche Regel man befolgen sollte, um Doppelungen zu vermeiden, und was mit den bereits vorhandenen doppelten Ordnern geschehen soll.

Du musst eine Angabe wiederfinden, die jemand vor einem Monat im Chat gemacht hat, und es gibt Tausende von Nachrichten. Beschreibe drei Suchstrategien (nach Person, nach Stichwort, nach Datum oder nach geteilter Datei) und erkläre, in welcher Reihenfolge du sie anwenden würdest, um sie schnell zu finden.

Entwirf das vollständige „digitale Kit“ eines Arbeitsteams der Schule: die Werkzeuge, die ihr zur Kommunikation, zur Organisation der Aufgaben und zum Teilen von Dateien nutzen würdet, zusammen mit den Nutzungsregeln für jedes davon. Begründe, warum diese Auswahl alle Bedürfnisse abdeckt, ohne Kanäle doppelt zu belegen.

Eine Gruppe nutzt einen Messenger-Chat als einzigen Kanal für das Projekt: Zwischen Scherzen und Fotos gehen Entscheidungen, Termine und Dateien verloren. Analysiere, warum Instant Messaging als einziger Kanal eines langen Projekts versagt, und schlage ein gemischtes System vor, wobei du angibst, was in welchem Kanal abgelegt würde.

Eine Gruppe diskutiert, ob sie mit den persönlichen Konten aller arbeiten oder neue Konten nur für das Projekt anlegen soll. Bewerte die Vorteile und Probleme beider Möglichkeiten (Bequemlichkeit, Datenschutz, Eigentum an den Dateien nach Projektende) und empfiehl eine davon mit Argumenten.

Die Schule bietet eigene Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Netz an, aber die Klasse bevorzugt kostenlose externe Dienste. Analysiere, welche Unterschiede es hinsichtlich der Datenspeicherung, der Werbung und der Nutzungsbedingungen gibt, und lege drei Kriterien fest, um zu entscheiden, welche Werkzeuge für die Schularbeit akzeptabel sind.

Entwirf den Kommunikationsplan für die Abschlussfahrt für drei verschiedene Zielgruppen: Eltern, Lehrkräfte und Schülerinnen und Schüler. Gib an, welchen Kanal du jeweils verwenden würdest, wie häufig, welche Art von Nachrichten über jeden Kanal laufen würde und wie die Einverständniserklärungen eingeholt würden.

Marta und Sergio bearbeiten von zu Hause aus offline denselben Technik-Bericht. Marta löscht den Abschnitt „Kostenplan“, um ihn später neu zu verfassen, und Sergio erweitert zur selben Zeit genau diesen Abschnitt um neue Tabellen. Beim Synchronisieren mit der Cloud erkennt die Plattform einen Versionskonflikt. Sage voraus, was passieren würde, wenn das System automatisch die Version mit dem jüngsten Zeitstempel übernähme, erkläre, warum die Cloud beide Änderungen nicht von selbst zusammenführen kann, und entwirf ein Arbeitsprotokoll für das Team, damit dieses Problem nicht noch einmal auftritt.

In deiner Klasse werden fünf verschiedene Apps zur Kommunikation genutzt: eine für Noten, eine für Aufgaben, eine für Mitteilungen und zwei Chats. Analysiere, welche Probleme diese Zersplitterung verursacht (Mitteilungen, die nicht gesehen werden, Unsicherheit darüber, wo was zu finden ist), und schlage eine Vereinfachung auf zwei Werkzeuge vor, wobei du begründest, was in welchem bleibt.