Ferramentas de comunicação e trabalho em equipe

Relacione cada situação com a ferramenta mais adequada e justifique sua escolha: (a) pedir informações formais à prefeitura, (b) combinar com os amigos para sábado, (c) escrever um trabalho entre quatro pessoas ao mesmo tempo e (d) apresentar um projeto a um colega que está em casa doente.

Explique as diferenças entre as mensagens instantâneas e o correio eletrônico: quem costuma ler cada um, quando se espera resposta, que tom se utiliza e como se compartilham os arquivos em cada caso.

A escola disponibiliza ferramentas próprias de trabalho em rede, mas a turma prefere usar serviços externos gratuitos. Analise quais diferenças existem quanto a quem guarda os dados, à publicidade e às condições de uso, e estabeleça três critérios para decidir quais ferramentas são aceitáveis para o trabalho escolar.

Um e-mail tem várias partes: «para», «CC», «assunto», «corpo da mensagem» e «anexos». Explique para que serve cada uma e justifique que problema existe se o assunto ficar vazio ou disser apenas «Olá».

Ao responder a um e-mail enviado a várias pessoas, você pode escolher «responder» ou «responder a todos». Explique a diferença e decida qual usaria em cada caso: (a) confirmar ao professor que recebeu a tarefa, e-mail que ele enviou a toda a turma, e (b) compartilhar um link útil para uma pergunta que o professor fez a todo o grupo.

Os emojis ajudam a dar tom às mensagens, mas nem sempre são adequados. Classifique estas três mensagens em «apropriada» ou «pouco apropriada» e justifique: (a) um «obrigado 😊» na conversa dos amigos, (b) um e-mail ao diretor com três emojis rindo e (c) um «bom trabalho 👍» no documento compartilhado do grupo.

Quer enviar por e-mail o vídeo do projeto, que ocupa $300\ \text{MB}$, e o limite de anexos é de $25\ \text{MB}$. Explique por que não é boa ideia tentar, que alternativa os serviços de nuvem oferecem (link compartilhado) e quais duas coisas você deve verificar no link antes de enviá-lo.

Explique a diferença entre um grupo de conversa, onde todos escrevem, e um canal apenas de avisos, onde só escreve quem o administra. Qual você escolheria para os avisos oficiais dos professores à turma e por quê?

Explique o que é um calendário compartilhado e como funciona um convite para um evento (quem o cria, quem o aceita, que lembretes existem). Dê um exemplo de como a sua turma o usaria para organizar as entregas do bimestre.

Você precisa recuperar uma informação que alguém deu pelo chat há um mês e existem milhares de mensagens. Descreva três estratégias de pesquisa (por pessoa, por palavra-chave, por data ou por arquivo compartilhado) e explique em que ordem você as aplicaria para encontrá-la rapidamente.

A figura compara duas formas de trabalhar sobre o mesmo documento em um grupo de três pessoas.

Indique qual método você escolheria para um trabalho em grupo e por quê, e aponte um problema concreto que pode surgir com o método dos anexos por e-mail.

No documento compartilhado do grupo, alguém apaga por acidente dois parágrafos que tinham sido escritos por outra pessoa e ninguém percebe até o dia seguinte. Explique que ferramentas os documentos na nuvem oferecem para recuperar o texto perdido e que regras de trabalho evitariam que isso voltasse a acontecer.

Os documentos compartilhados admitem três permissões: ver, comentar e editar. Explique o que uma pessoa pode fazer com cada permissão e atribua a adequada nestes casos: (a) o professor revisa o rascunho, (b) a sua colega de equipe trabalha o conteúdo e (c) outro grupo o consulta como exemplo.

Na pasta compartilhada do grupo cada um cria as suas próprias subpastas e existem três pastas chamadas «fotos». Proponha quem e como deveria criar a estrutura inicial de pastas, que regra seguir para não duplicar e o que fazer com as pastas repetidas que já existem.

A Marta e o Sérgio editam offline o mesmo relatório de Tecnologia a partir de suas casas. A Marta apaga a seção de «Orçamento» para refazê-la mais tarde e o Sérgio, nessa mesma hora, expande essa mesma seção com novas tabelas. Ao sincronizar com a nuvem, a plataforma detecta um conflito de versões. Preveja o que aconteceria se o sistema aplicasse automaticamente a versão com data e hora mais recente, explique por que razão a nuvem não consegue combinar ambas as alterações por si só e delineie um protocolo de trabalho em equipe para evitar que esse problema volte a acontecer.

Uma videochamada de equipe corre mal: todo mundo fala ao mesmo tempo, ninguém tira notas e, ao desligar, ninguém se lembra do que tinha sido decidido. Proponha regras de funcionamento para a próxima reunião e as funções da própria ferramenta que podem ajudar a cumpri-las.

Um quadro de tarefas tem três colunas: «pendente», «em andamento» e «concluído». Explique como você organizaria nele a distribuição do trabalho do projeto: o que se escreve em cada cartão, quem move os cartões e quando, e que vantagem tem em relação a distribuir as tarefas apenas por palavras.

Após duas semanas de projeto, surge o caos na sua equipe: dois membros duplicaram a mesma tarefa, ninguém comprou os materiais porque «não sabiam a quem cabia» e vocês não se lembram de quais foram as medidas combinadas para a maquete. Crie um modelo de ata digital de reunião que resolva esses problemas pela raiz. Justifique que campos você inclui para evitar cada um dos erros descritos e apresente um exemplo de como ela ficaria preenchida após uma reunião de 15 minutos.

O seu grupo tem três semanas para fazer um projeto. Organize as comunicações: decida que canal usarão para cada necessidade (decisões importantes que devem ficar registradas, dúvidas rápidas do dia a dia, arquivos definitivos e reuniões de acompanhamento) e justifique cada escolha.

Desenhe o «kit digital» completo de uma equipe de trabalho da escola: as ferramentas que vocês utilizariam para se comunicar, para organizar as tarefas e para compartilhar arquivos, juntamente com as regras de utilização de cada uma. Justifique por que esse conjunto cobre todas as necessidades sem duplicar canais.

Um grupo usa um aplicativo de mensagens como único canal do projeto: entre piadas e fotos, perdem-se decisões, datas e arquivos. Analise por que razão as mensagens instantâneas falham como único canal de um projeto longo e proponha um sistema misto, indicando o que seria guardado em cada canal.

Um grupo discute se deve trabalhar com as contas pessoais de cada um ou criar contas novas apenas para o projeto. Avalie as vantagens e os problemas de cada opção (comodidade, privacidade, posse dos arquivos quando o projeto termina) e recomende uma delas com argumentos.

Elabore o plano de comunicação da excursão escolar de final de ano para três públicos diferentes: famílias, professores e alunos. Indique qual canal você usaria com cada um, com que frequência, que tipo de mensagens circularia por cada canal e como seriam coletadas as autorizações.

Na sua turma são utilizados cinco aplicativos diferentes para se comunicar: um para notas, outro para tarefas, outro para avisos e dois chats. Analise que problemas essa dispersão gera (avisos que passam despercebidos, dúvidas sobre onde está cada coisa) e proponha uma simplificação para duas ferramentas, justificando o que fica em cada uma.