Ejercicios: Herramientas de comunicación y trabajo en equipo

Relacioná cada situación con la herramienta más adecuada y justificá tu elección: (a) pedir información formal a la municipalidad, (b) quedar con los amigos para el sábado, (c) escribir un trabajo entre cuatro personas a la vez y (d) presentar un proyecto a un compañero que está en casa enfermo.

Explicá las diferencias entre la mensajería instantánea y el correo electrónico: quién suele leer cada uno, cuándo se espera respuesta, qué tono se usa y cómo se comparten los archivos en cada caso.

La figura compara dos formas de trabajar sobre el mismo documento en un grupo de tres personas.

Indicá qué método elegirías para un trabajo de grupo y por qué, y señalá un problema concreto que puede surgir con el método de los adjuntos por correo.

Un correo electrónico tiene varias partes: «para», «CC», «asunto», «cuerpo del mensaje» y «adjuntos». Explicá para qué sirve cada una y razoná qué problema hay si el asunto queda vacío o dice solo «Hola».

Al contestar un correo enviado a varias personas podés elegir «responder» o «responder a todos». Explicá la diferencia y decidí cuál usarías en cada caso: (a) confirmar al profesor que recibiste la tarea, correo que mandó a toda la clase, y (b) aportar un enlace útil a una pregunta que el profesor hizo a todo el grupo.

Explicá la diferencia entre un grupo de chat, donde todos escriben, y un canal de solo anuncios, donde solo escribe quien lo administra. ¿Cuál elegirías para los avisos oficiales de los profesores a la clase y por qué?

Los emojis ayudan a dar tono a los mensajes, pero no siempre son adecuados. Clasificá estos tres mensajes en «apto» o «poco apto» y justificalo: (a) un «gracias 😊» en el chat de los amigos, (b) un correo al director con tres emojis de risa y (c) un «buen trabajo 👍» en el documento compartido del grupo.

En el documento compartido del grupo, alguien borra por accidente dos párrafos que había escrito otra persona y nadie se da cuenta hasta el día siguiente. Explicá qué herramientas ofrecen los documentos en la nube para recuperar el texto perdido y qué normas de trabajo evitarían que volviera a pasar.

Tu grupo tiene tres semanas para hacer un proyecto. Organizá sus comunicaciones: decidí qué canal usarán para cada necesidad (decisiones importantes que deben quedar registradas, dudas rápidas del día a día, archivos definitivos y reuniones de seguimiento) y justificá cada elección.

Una videollamada de equipo fracasa: todo el mundo habla a la vez, nadie toma notas y al cortar nadie recuerda qué se había decidido. Proponé normas de funcionamiento para la próxima reunión y las funciones de la propia herramienta que pueden ayudar a cumplirlas.

Los documentos compartidos admiten tres permisos: ver, comentar y editar. Explicá qué puede hacer una persona con cada permiso y asigná el adecuado en estos casos: (a) el profe revisa el borrador, (b) tu compañera de equipo trabaja el contenido y (c) otro grupo lo consulta como ejemplo.

En la carpeta compartida del grupo cada uno crea sus propias subcarpetas y hay tres carpetas llamadas «fotos». Proponé quién y cómo debería crearse la estructura inicial de carpetas, qué norma seguir para no duplicar y qué hacer con las carpetas repetidas que ya existen.

Querés enviar por correo el video del proyecto, que ocupa $300\ \text{MB}$, y el límite de adjuntos es de $25\ \text{MB}$. Explicá por qué no es buena idea intentarlo, qué alternativa ofrecen los servicios de nube (enlace compartido) y qué dos cosas tenés que comprobar del enlace antes de enviarlo.

Necesitás recuperar un dato que alguien dio por el chat hace un mes y hay miles de mensajes. Describí tres estrategias de búsqueda (por persona, por palabra clave, por fecha o por archivo compartido) y explicá en qué orden las aplicarías para encontrarlo rápido.

Diseñá el «kit digital» completo de un equipo de trabajo del colegio: las herramientas que usarían para comunicarse, para organizar las tareas y para compartir archivos, junto con las normas de uso de cada una. Justificá por qué ese conjunto cubre todas las necesidades sin duplicar canales.

Un grupo usa un chat de mensajería como único canal del proyecto: entre bromas y fotos se pierden decisiones, fechas y archivos. Analizá por qué la mensajería instantánea falla como único canal de un proyecto largo y proponé un sistema mixto, indicando qué se guardaría en cada canal.

Un grupo debate si trabajar con las cuentas personales de cada uno o crear cuentas nuevas solo para el proyecto. Evaluá las ventajas y los problemas de cada opción (comodidad, privacidad, propiedad de los archivos cuando el proyecto termina) y recomendá una de ellas con argumentos.

Tras dos semanas de proyecto, en tu equipo surge el caos: dos miembros duplicaron la misma tarea, nadie compró los materiales porque «no sabían a quién le tocaba» y no se acuerdan de qué medidas se acordaron para la maqueta. Diseñá una plantilla de acta digital de reunión que resuelva de raíz estos problemas. Justificá qué campos incluís para evitar cada uno de los errores descritos y mostrá un ejemplo de cómo quedaría completada tras una reunión de 15 minutos.

El colegio ofrece herramientas propias de trabajo en red, pero la clase prefiere usar servicios externos gratuitos. Analizá qué diferencias hay en cuanto a quién guarda los datos, la publicidad y las condiciones de uso, y establecé tres criterios para decidir qué herramientas son aceptables para el trabajo escolar.

Diseñá el plan de comunicación de la excursión de fin de año para tres públicos distintos: familias, profesores y alumnos. Indicá qué canal usarías con cada uno, con qué frecuencia, qué tipo de mensajes circularían por cada canal y cómo se recogerían las autorizaciones.

En tu clase se usan cinco apps distintas para comunicarse: una para notas, otra para tareas, otra para avisos y dos chats. Analizá qué problemas genera esa dispersión (avisos que no se ven, dudas sobre dónde está cada cosa) y proponé una simplificación a dos herramientas, justificando qué se queda en cada una.