Ejercicios: Herramientas de comunicación y trabajo en equipo

Relaciona cada situación con la herramienta más adecuada y justifica tu elección: (a) pedir información formal a la municipalidad, (b) quedar con los amigos para el sábado, (c) escribir un trabajo entre cuatro personas a la vez y (d) presentar un proyecto a un compañero que está en la casa enfermo.

Explica las diferencias entre la mensajería instantánea y el correo electrónico: quién suele leer cada uno, cuándo se espera respuesta, qué tono se usa y cómo se comparten los archivos en cada caso.

La figura compara dos formas de trabajar sobre el mismo documento en un grupo de tres personas.

Indica qué método elegirías para un trabajo de grupo y por qué, y señala un problema concreto que puede surgir con el método de los adjuntos por correo.

Un correo electrónico tiene varias partes: «para», «CC», «asunto», «cuerpo del mensaje» y «adjuntos». Explica para qué sirve cada una y razona qué problema hay si el asunto queda vacío o dice solo «Hola».

Al contestar un correo enviado a varias personas puedes elegir «responder» o «responder a todos». Explica la diferencia y decide cuál usarías en cada caso: (a) confirmar al profesor que recibiste la tarea, correo que mandó a toda la clase, y (b) aportar un enlace útil a una pregunta que el profesor hizo a todo el curso.

Explica la diferencia entre un grupo de chat, donde todos escriben, y un canal de solo anuncios, donde solo escribe quien lo administra. ¿Cuál elegirías para los avisos oficiales de los profesores al curso y por qué?

Los emojis ayudan a dar tono a los mensajes, pero no siempre son adecuados. Clasifica estos tres mensajes en «apto» o «poco apto» y justifícalo: (a) un «gracias 😊» en el chat de los amigos, (b) un correo al director con tres emojis de risa y (c) un «buen trabajo 👍» en el documento compartido del grupo.

Explica qué es un calendario compartido y cómo funciona una invitación a un evento (quién la crea, quién la acepta, qué recordatorios hay). Pon un ejemplo de cómo lo usaría tu curso para organizar las entregas del semestre.

En el documento compartido del grupo, alguien borra por accidente dos párrafos que había escrito otra persona y nadie se da cuenta hasta el día siguiente. Explica qué herramientas ofrecen los documentos en la nube para recuperar el texto perdido y qué normas de trabajo evitarían que volviera a pasar.

Tu grupo tiene tres semanas para hacer un proyecto. Organiza sus comunicaciones: decide qué canal usarán para cada necesidad (decisiones importantes que deben quedar registradas, dudas rápidas del día a día, archivos definitivos y reuniones de seguimiento) y justifica cada elección.

Una videollamada de equipo fracasa: todo el mundo habla a la vez, nadie toma notas y al cortar nadie recuerda qué se había decidido. Propón normas de funcionamiento para la próxima reunión y las funciones de la propia herramienta que pueden ayudar a cumplirlas.

Los documentos compartidos admiten tres permisos: ver, comentar y editar. Explica qué puede hacer una persona con cada permiso y asigna el adecuado en estos casos: (a) el profe revisa el borrador, (b) tu compañera de equipo trabaja el contenido y (c) otro grupo lo consulta como ejemplo.

En la carpeta compartida del grupo cada uno crea sus propias subcarpetas y hay tres carpetas llamadas «fotos». Propón quién y cómo debería crearse la estructura inicial de carpetas, qué norma seguir para no duplicar y qué hacer con las carpetas repetidas que ya existen.

Un tablero de tareas tiene tres columnas: «pendiente», «en curso» y «hecho». Explica cómo organizarías en él el reparto del trabajo del proyecto: qué se escribe en cada tarjeta, quién mueve las tarjetas y cuándo, y qué ventaja tiene frente a repartir las tareas solo de palabra.

Quieres enviar por correo el video del proyecto, que ocupa $300\ \text{MB}$, y el límite de adjuntos es de $25\ \text{MB}$. Explica por qué no es buena idea intentarlo, qué alternativa ofrecen los servicios de nube (enlace compartido) y qué dos cosas debes comprobar del enlace antes de enviarlo.

Necesitas recuperar un dato que alguien dio por el chat hace un mes y hay miles de mensajes. Describe tres estrategias de búsqueda (por persona, por palabra clave, por fecha o por archivo compartido) y explica en qué orden las aplicarías para encontrarlo rápido.

Diseña el «kit digital» completo de un equipo de trabajo del liceo: las herramientas que usarían para comunicarse, para organizar las tareas y para compartir archivos, junto con las normas de uso de cada una. Justifica por qué ese conjunto cubre todas las necesidades sin duplicar canales.

Un grupo usa un chat de mensajería como único canal del proyecto: entre bromas y fotos se pierden decisiones, fechas y archivos. Analiza por qué la mensajería instantánea falla como único canal de un proyecto largo y propone un sistema mixto, indicando qué se guardaría en cada canal.

Un grupo debate si trabajar con las cuentas personales de cada uno o crear cuentas nuevas solo para el proyecto. Evalúa las ventajas y los problemas de cada opción (comodidad, privacidad, propiedad de los archivos cuando el proyecto termina) y recomienda una de ellas con argumentos.

Tras dos semanas de proyecto, en tu equipo surge el caos: dos integrantes han duplicado la misma tarea, nadie ha comprado los materiales porque «no sabían a quién le tocaba» y no recuerdan qué medidas se acordaron para la maqueta. Diseña una plantilla de acta digital de reunión que resuelva de raíz estos problemas. Justifica qué campos incluyes para evitar cada uno de los errores descritos y muestra un ejemplo de cómo quedaría completada tras una reunión de 15 minutos.

El colegio ofrece herramientas propias de trabajo en red, pero el curso prefiere usar servicios externos gratuitos. Analiza qué diferencias hay en cuanto a quién guarda los datos, la publicidad y las condiciones de uso, y establece tres criterios para decidir qué herramientas son aceptables para el trabajo escolar.

Diseña el plan de comunicación de la excursión de fin de año para tres públicos distintos: apoderados, profesores y estudiantes. Indica qué canal usarías con cada uno, con qué frecuencia, qué tipo de mensajes circularían por cada canal y cómo se recogerían las autorizaciones.

Marta y Sergio editan sin conexión el mismo informe de Tecnología desde sus casas. Marta borra el apartado de «Presupuesto» para rehacerlo más adelante y Sergio, a esa misma hora, amplía ese mismo apartado con nuevas tablas. Al sincronizar con la nube, la plataforma detecta un conflicto de versiones. Predice qué ocurriría si el sistema aplicara automáticamente la versión con fecha y hora más reciente, explica por qué la nube no puede combinar ambos cambios por sí sola y diseña un protocolo de trabajo en equipo para evitar que vuelva a ocurrir este problema.

En tu clase se usan cinco apps distintas para comunicarse: una para notas, otra para tareas, otra para avisos y dos chats. Analiza qué problemas genera esa dispersión (avisos que no se ven, dudas sobre dónde está cada cosa) y propone una simplificación a dos herramientas, justificando qué se queda en cada una.